高级商务英语写作技巧

时间：2022-12-14 11:25:18 挺商务英语我要投稿

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高级商务英语写作技巧

　　在高级商务英语中，写作是进行涉外贸易、在外企就职必须掌握的技能。下面是小编分享的高级商务英语写作技巧，欢迎大家阅读！

高级商务英语写作技巧

　　一、高级商务英语写作概述

　　1.学习高级商务英语写作的实际意义

　　在商务英语能力的实际应用中，口语是交流的最直接方式，听力是沟通的必要能力，而大多数时候，涉外贸易需要通过文字的方式表达双方的需求，求职、入职及调换工作等也需求要书面报告，因此，写作的应用范围是最广的。

　　2.商务英语写作中常见的问题

　　通过对学习商务英语的学生进行写作能力的调查和涉外贸易工作人员对商务英语写作的态度调查，我们发现，大多数学生在高级商务英语学习阶段存在“可以写，但写不出好文章”的问题，涉外贸易工作人员也认为写作需要技巧。下面就高级商务英语写作技巧方面进行简要分析。

　　二、高级商务英语写作技巧

　　1.明确写作目的

　　在高级商务英语写作中，写作的内容比初级、中级更为复杂，电子邮件、信函等体裁仍是应该熟悉掌握的写作内容，除此之外，拟定合同、撰写商务报告和工作报告，也是高级商务英语写作的重要内容。因此，高级商务英语的写作在内容上呈现出文体更复杂、涵义更具体、目的更广泛的特点，需要写作者在行文之前对写作目的进行合理的剖析，作为写作的基础。

　　很多学生在进行商务英语写作时经常出现“词穷”、“能写，但是写不好”的问题，包括已经参加工作的涉外商务贸易的员工，在撰写商务信函和商务报告时，也为词不达意的问题而苦恼，这是由于对写作目的分析的不明确造成的。一般BEC考试中都将写作的目的以中文的形式呈现在考卷上，实际工作中所接到的任务也是“撰写一份合同”、“出具本年度对外贸易报告”、“给某公司工作人员发送一份邀请函”等，看似写作的目的一目了然，但只有对写作目的进行深刻的分析，才能够使行文更加准确，语言更加丰富。这里的对写作目的的分析，不仅是对写给谁，写什么内容的确定，还包括写作的态度和希望达到的目的确定。以商务洽谈中关于合同意见的交流信函为例，同样是写一封信函表达公司对合同的意见，存在着“我公司处于主导地位，合同谈成与否由我公司决定”和“我公司在尽力谈成这一合同”两种态度，在写作过程中，就合同可能存在的分歧，因为洽谈态度的不同，存在两种表达方式：“Let us imagine a hypothetical case where we disagree.”所表达的字面意思是“让我们假设一个我们不同意的状况。”这种表达实际的涵义是表示我方可能存在不同意某个合同条款，而你方需要接受我们的“不同意”的态度，这是我公司处于主导地位时可以使用的表达方式；“Just for arguments sake， suppose wedisagree.”所表达的字面意思是“为了讨论各种情形，让我们假设我方不同意时的处理方法。”而在用词“Just”的时候，实际上表示了态度上的更加诚恳和谨慎，这种表达方式适合我公司在尽力谈成合同的情况，能够明确地传达态度。通过对写作目的的深入分析，能够更加准确地使用词汇和短语，从而避免“词不达意”、“写出来的文章感觉不对”的问题。

　　2.熟悉商务文化

　　在高级商务英语写作中，另外一个严重影响文章水平的原因是中外的文化差异，这种文化差异不仅存在于日常用语的表达当中，也存在于对某件事情的行为和态度上。文化差异的产生是由中外政治、经济环境差异决定的，由于文化差异的存在，可能导致写作中不能确切表达写作的初衷的问题，这些问题体现在文章给读者的感觉上，落到实处，就是作者对写作内容的灵活性的掌控不足，导致行文生涩的问题。

　　学习高级商务英语的人一般目的在于进外企工作或者在涉外贸易方面发挥自己的能力，与外企接触，有效地进行商务沟通是商务英语“学以致用”的最好表现。然而商务写作能力实际的应用过程中，很多由于商务文化不同造成的沟通不良的情况浮出水面。在中国企业里，商务文化与社会文化相通，企业制度与国家公共管理制度类似，具有明显的层级性和基于集体利益的“公利性”。而在外企当中，由于个人主义大背景的熏陶，除了员工必要的职业道德、责任心和忠诚度外，更重视员工个人的生活态度、自我实现和自由意志的表达。因此，在撰写商务信函的时候，应注意表达的内容符合外企的企业文化氛围，使阅读者印象深刻，务必避免中国式的刻板的表达方式造成的行文死板、内容枯燥的问题。以求职信函为例，如BEC考试中出题是撰写一封求职信函，表达想要入职某企业的产品策划部门的意愿。那么在信函的行文不仅应该符合求职信的基本规范，在内容的阐述中，除了以简洁、明确的语句阐述自己的来历、教育背景和工作经验之外，在工作能力方面可以列举以往工作中取得的成就，适当地用“It's my proud”（这是我所自豪的）、“I can prove”（我能够证明）等表达，加强个人对工作的自我肯定方面的表述；或者可以介绍自己在业余爱好中的成果，使用“Allow me to share my...”（请允许我分享……）等比较开放、活泼的表达，或对情绪的描述。这种内容是与外企商务文化相符合的，能够使信函的阅读者对来信者的状况有更为具体的理解而且更容易接受。这些基于对商务文化的理解使用的技巧，不仅能够丰富文章内容，还能够使文章阅读者耳目一新，印象深刻。 3.巧用行文手法

　　在高级商务英语写作中，行文手法是能够区别写作能力的要点。高级商务英语写作训练不同于初级、中级商务英语的写作训练，不仅在写作内容上更为复杂，而且要求学生对词语的灵活运用、句子结构的掌握和语言表达的态度的分析能力上更上一层楼。学生在写作中存在“词不达意”、“越写越乱”的问题和因为单词不能拼写导致意思不能表达的问题，可以通过巧妙地运用行文手法解决。

　　行文手法包括文章的结构安排、每段的句子逻辑关系、句法的使用、词语的使用等。在撰写商务文章当中，存在着两种基本的态度，即正式的和非正式的。在确定写作目的的情况下，根据两种基本写作态度，灵活的使用行文手法，能够为文章增色。正式的商务文章一般有固定的写作模式，要求句子逻辑严密、因果关系明确、条理清晰，句法多以复句使用为上，词语的运用也力求准确、专业；而非正式的商务文章则可以灵活调整文章的结构，句子的逻辑表达方式更轻松，可以多使用短句子，如果出现不能准确表达的词语，可以用其他短语替代。如在正式的商务文章中，某几个因果关系应并列阐述，以“因——果、因——果、因——果，总结”逻辑体现，而在非正式的商务文章中，因果关系也许并不是所要表达的重点内容，可以“因1、因2、因3——总结”的逻辑简略体现。在词语使用上，由于文章态度主导着不同的语言风格，不同的词语表达同一个意思，是提高文章水平必要的技巧，如“关于产品质量的问题，可以咨询售后服务部门，我们将尽快找到问题的原因，并提供帮助”，是正式的商务文章中的内容，其中“关于”、“咨询”、“找到”、“帮助”应使用“approximately”，“inquire”，“ascertain”，“assist”来表达；而“关于您来参观的机票问题，可以询问行政部门，他们会找到最快的解决方法并帮您买到机票”，是非正式的商务文章中的内容，其中“关于”、“询问”、“找到”、“帮助”可以使用“about”，“ask”，“find out”，“help”来表达。

　　三、高级商务英语写作的注意事项

　　1.遵循“6C”原则

　　6C原则是商务英语写作的基本原则，即准确（Correctness）、清楚（Clarity）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、完整（Completeness）和礼貌（Courtesy）。在写作中时刻注意6C原则，写出的文章就能够保证最基本的质量。

　　2.重视细节

　　细节是商务英语写作能力高低的指标之一。细节包括词语的使用、句法的排列和行文的逻辑性以及在写作目的基础上的文章润色。同样一封邮件，高级商务英语学习者写出来的与初级、中级学习者体现在行文的流畅性、语词的丰富性上的差别，就是重视细节之后的能力的提升。

　　四、结论

　　综上所述，高级商务英语的写作是高级商务英语学习中最常使用到的技能之一，是每个学习高级商务英语并希望在涉外贸易方面和外企工作的学生必须并且应该熟练掌握的一门知识。高级商务英语写作看似简单，实际是学生词汇掌握量、英语文化知识、逻辑分析能力和行文能力的综合体现。明确写作目的、灵活运用自己的商务文化知识，重视行为手法的练习是出色完成高级商务英语写作的基本技巧。同时，应时刻牢记“6C”原则，从细节方面检查和反思写作的结果，将对写作能力的提高大有益处。

　　商务英语写作技巧精选

　　1. State your conclusion first.

　　1.先陈述结论。

　　People today are simply too busy to ponder your thought processes. They need you to get to the point of the email within the first two sentences.

　　现在人们没有时间去斟酌你的思考过程。他们需要你在前两句话中直接点明邮件的主旨。

　　Wrong: In this white paper, we will investigate the potential impact of remedial sales training in our buyer/seller relationships. First, let us discuss the initial conditions which precipitated our inquiry.

　　错误示例：在这本白皮书中，我们将调查补救销售培训对顾客和销售员关系的潜在影响。首先，在开始调查之前，让我们讨论一下初始条件。

　　Right: If we dont fund the ABC sales training program, our sales will plummet.

　　正确示例：如果我们不投资ABC销售培训项目，我们的销售额会大幅降低。

　　2. Be personal rather than impersonal.

　　2.使用第一人称而不用无人称句子。

　　Strong business writing strengthens relationships. But how can you have a relationship with somebody you dont know or who hides behind biz-blab?

　　有力的商务写作能巩固关系。但是如何和陌生人或是满口术语行话的人建立关系呢?

　　Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall jobsatisfaction."

　　错误示例：这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满意度。

　　Right: "I want to enjoy working here. Ill bet you do, too."

　　正确示例：我想要享受在这儿工作。我相信你也是。

　　3. Give concrete examples rather than abstract concepts.

　　3.举实例而不是谈抽象的概念。

　　While abstract concepts have value, theyre difficult to understand when not anchored by an actual example.

　　虽然抽象概念有一定价值，但是如果没有实例加以解释就很难理解。

　　Wrong: "The ability for sales and marketing to cooperate on sales opportunities is crucial to sustainable revenue growth."

　　错误示例：通过销售和营销能力提高销售几率对可持续的销售增长至关重要。

　　Right: "The other day, we lost the Acme account because our sales message and our marketing message didnt jibe."

　　正确示例：因为销售信息和营销信息不匹配，我们失去了重要客户。

　　4. Appeal to emotion as well as intellect.

　　4.兼顾情感和理性

　　Human beings make decisions based on their emotions and then find intellectual reasons to defend the decision.

　　人们根据情感做决定，然后再为决定找智力方面的理由。

　　Wrong: "Our records indicate that 10% of our sales opportunities are lost without any sustained effort in the area of competitive analysis and comparison."

　　错误示例：我们的记录显示我们因为缺乏在竞争分析和比较方面的持续努力而丧失了10%的销售机会。

　　Right: "Everyone around here loves winning deals so much that we get skittish when it comes to finding out why we lost a de

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