采购的主要流程

时间:2017-01-09 编辑:嘉辉‍ 手机版

  采购流程主要包括收集信息,询价,比价,议价,评估,索样,决定,请购,订购,协调与沟通,催交,进货验收,整理付款。

  1询价

  询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息,该过程的专业术语叫供方资格确认。获取信息的渠道有:招标文件、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。

  招标文件的询价方式是最为通用和可靠的,本文项目采购就是采用该询价方式。招标文件的编写是一项复杂而细致的基础工作。其编制质量的好坏直接关系到招标工作能否正常进行,甚至影响授标后能否顺利履行合同。

  故招标文件的内容应当完整、详尽,用词准确严谨,避免招标双方对文件的理解和解释产生分歧,增加评标工作量,影响招标工作的顺利进行。招标文件通常由下列文件组成:

  ①技术文件:设备、部件及其附件的技术条件和要求;

  ②商务文件:包括询价函、报价须知及供货一揽表、合同基本条件及包装、运输等。

  招标文件定稿前要反复推敲、审查、修改。对于关键件的选用,应在广泛了解市场及使用情况的基础上,在招标文件中予以明确设备配套关键件的规格型号及供货厂商。这样做有利于提高各投标文件的响应性,防止投标文件内容及标价差异过大,从而减少评标工作量。

  本次项目采购的招标文件就是完全按照上述要求进行编写的,注明了每一台采购设备的具体配置和详细技术要求,并且对供应商的报价、供货、合同基本条件等作了详细说明。这项工作耗费了项目组采购阶段最多的时间和精力,但是这些工作都是非常值得的,它确保了合同采购设备能够满足项目实施的所有需求。

  2供方选择

  这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种:转自项目管理者联盟

  ①合同谈判:双方澄清见解,达成协议。这种方式也叫“议标”;

  ②加权方法:把定性数据量化,将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。

  综合评标价法是指以投标价为基础,将评定各要素按预定的方法换算成相应的价格,在原投标价上增加或扣减该值而形成的评标价格。评标价格最低的投标书为最优。采购机组、车辆等大型设备时,较多采用这种方法。

  评标时,投标价格以外还需考虑的因素和折算为价格的方法,一般包括以下几个方面。

  (1)运输费用。这部分由招标单位可能支付的额外费用包括运费、保险费和其他费用,如运输超大件设备需要对道路加宽、桥梁加固所需支出的费用等。换算为评标价格时,可按照运输部门(铁路、公路、水运)、保险公司,以及其他有关部门公布的取费标准,计算货物运抵最终目的地将要发生的费用。

  (2)交货期。以招标文件“供货一览表”中规定的具体交货时间作为标准。当投标书中提出的交货期早于规定时间,一般不给予评标优惠,因为施工还不需要时的提前到货,不会使项目法人获得提前收益,反而要增加仓储管理费和设备保养费。

  如果迟于规定的交货日期,但推迟的时间尚在可以接受的范围之内,则交货日期每延迟一个月,按投标价的某一百分比(一般为2%)计算折算价,将其加到投标价上去。

  (3)付款条件。投标单位应按照招标文件中规定的付款条件来报价,对不符合规定的投标可视为非响应性投标而予以拒绝。但在订购大型设备的招标中,如果投标单位在投标致函内提出,若采用不同的付款条件(如增加预付款或前期阶段支付款)可降低报价的方案供招标单位选择时,这一付款要求在评标时也应予以考虑。

  当支付要求的偏离条件在可接受范围内的情况下,应将偏离要求而给项目法人增加的费用(资金利息等),按招标文件中规定的贴现率换算成评标时的净现值,加到投标致函中提出的更改报价上后作为评标价格。

  (4)零配件和售后服务。零配件以设备运行两年内各类易损备件的获取途径和价格作为评标要素。售后服务内容包括安装监督、设备调试、提供备件、负责维修、人员培训等工作,评价提供这些服务的可能性价格。评标时如何对待这两笔费用,要视招标文件的规定区别对待。

  当这些费用已要求投标单位包括在投标价之内,则评标时不再考虑这些因素;若要求投标单位在投标价之外单报这些费用,则应将其加到报价上。如果招标文件中没有做出上述任何一种规定,评标时应按投标书技术规范附件中由投标单位填报的备件名称、数量,计算可能需购置的总价格,以及由招标单位自行安排的售后服务价格,然后将其加到投标价上。

  (5)设备性能和生产能力。投标设备应具有招标文件技术规范中规定的生产效率。如果所提供设备的性能、生产能力等某些技术指标没有达到技术规范要求的基准参数,则每种参数比基准参数降低1%时,应以投标设备实际生产效率单位成本为基础计算,在投标价上增加若干金额。

  3采购合同签署

  选定供方后,经谈判,买卖双方签订合同。这一环节重点在于制定采购的测试、验收及售后服务的细节。详细的采购合同是今后作为项目经理综合调度的“宪法”,合同中定义不清楚或者不定义,在项目建设时,项目经理就无法控制各个供应商。

  从法律之外,也许可以通过人际关系或者公司合作关系,促成有效的合作。但笔者认为最直接有效的还是采购合同。在此笔者想多提一些见解。在我国的信息项目建设时,项目经理往往从技术岗位上提升上来,对市场、合同知识了解不多,我特别提醒的是,作为项目经理,这方面知识十分重要。

  项目管理知识体系中,也单独分出一章合同知识。对于信息项目采购,其又添加很多专业知识在其中。对于采购的产品及服务,其功能、性能、质量、实施、部署、测试、验证、验收,每一个环节都需要详细的规定。如果说前面段落将的都是草稿,那么合同就采购计划、采购分析、采购工作说明书、采购选择结果的综合产出正式文稿就是采购合同。

  在提及项目采购过程中,详细做了合同制定。事后证明,这个工作十分重要。有的供应商推委责任,或者相互推委,这时就拿出合同,让他们老老实实地做事,项目才得以顺利进行。4合同管理

  合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程,一般包括以下几个层次的集成和协调:

  ①授权供应商一直以来,环境、房型、价格这些正是购房者买房时关注的重点,如今人们买房已不是只注重这些,一项新的参考指标也逐渐为购房者所接受,那就是小区的物业在适当的时间进行工作;

  ②监控供应商成本、进度计划 房地产物业管理价值分析和技术绩效;

  ③检查和核实分包商产品的质量;

  ④变更控制,以保证变更能得到适当的批准,并保证所有应该知情的人员获知变更;

  ⑤根据合同条款,建立卖方执行进度和费用支付的联系;

  ⑥采购审计;

  ⑦正式验收和合同归档。

  这一部分相对比较轻松了,只要根据合同要求,监督供应商的到货时间和质量就可以了。设备到货并通过到货验收后,整个项目的采购过程就算是大功告成了。


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