加强管道建设中工程资料的管理
导语：工程资料工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图标、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。
工程建设资料就是指从工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、生产准备直至竣工投产的全过程中形成的应当归档保存的文件资料。管道建设工程竣工资料通常包括以下几种：(一)工程前期资料;(二)勘察设计资料;(三)工程管理资料;(四)施工管理、技术资料;(五)竣工决算和建设消耗资料;(六)生产准备及考核资料;(七)监理资料;(八)检测资料;(九)竣工验收文件资料。一个项目工程要保证一流的工程质量，其内涵也包括一流的竣工资料质量，而竣工资料的形成质量又直接受到施工管理水平高低直接或间接的影响。竣工资料作为工程验收和保证今后工程项目安全运行的重要文件，是工程项目在运行过程中检修、维修工作的重要依据，所以，建设过程中必须保证竣工资料完整、准确、系统、规范、齐全、真实的记述和反映施工和竣工验收的全过程，做到原始资料图物相符，技术数据真实可靠，签字手续完备齐全，同时又要按规范、标准填写，使之符合归档要求。
但从目前管道工程建设竣工资料的产生、整理过程中不难发现，在资料的形成过程中存在填写不及时、不准确、不规范，管理不善，资料丢失等诸多问题，给工程竣工验收工作带来很多困难，有时致使工程无法按期进行验收，严重影响了工程资料的归档质量，给工程建设留下了隐患。
一、竣工资料管理存在的主要问题
竣工原始文件因管理不到位，不规范造成的质量问题，大致有以下几种：
(一)施工综合管理文件原件不齐全。由于空间和时间的关系，有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件遗失。
(二)工程资料验收签证不齐全，存在代签现象。随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果，等验收小组解散后，找不到当事人签字。
(三)竣工图编制不够规范，有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原图修改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。
(四)施工资料格式不规范。施工过程中形成的资料格式不统一，不规范，有用A4的，有用16开的，有用32开的.，文件幅面的页边距不等，差距较大，使案卷的装订工作较被动。
(五)施工原始资料书写不规范。施工过程中原始资料的书写五花八门，形形色色，有用纯兰墨水的，有用圆珠笔的，有用铅笔的，有用复写纸的。而这些签证都不利于档案资料的长期保存，与竣工资料归档要求不符。
(六)施工原始验收签证资料填写不规范。交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。
二、竣工资料质量失控的主要原因
(一)工程建设主管单位领导档案意识薄弱，在我国各行各业建设领域中，长期存在着重建设、轻档案的现象。
(二)工程施工单位对资料管理重视程度不够，认为资料管理是可有可无的，只是在工程交工时应付一下即可，工程完了才忙着整资料。
(三)国家档案法，基本建设档案管理规定等关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通，造成工程管理人员，工程技术人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的相对缺乏和相关专业知识素质偏低。
(四)施工单位作业层素质低、技术力量薄弱、培训少、管理水平低下是造成施工过程中产生的竣工原始资料文件不规范，质量不高的一个不可忽视的重要因素。
(五)对竣工资料负有监督检查职责的监理单位工作人员，正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员少，特别是施工现场监理工程师，有专业技术而施工管理水平差，对现场签证工作把关不严。
(六)建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。
(七)建设单位在工程资料管理过程中,对规范资料管理不细不严,不够深入,使施工单位有时无所适从。
(八)有的工程项目参建单位多，施工管理人员、技术人员业务素质良莠不齐,所用表格五花八门,不能形成统一格式。
三、解决办法
(一)从工程项目立项抓起是做好竣工资料的前提。目前，工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的竣工资料负责，从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。针对管道建设工程项目规模大，周期长，监理及施工单位多等特点，竣工资料编制工作实行“三同步”管理制度，即工程立项开始与竣工资料收集同步;工程施工过程与竣工资料形成同步;工程完工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。
(二)建立健全资料管理制度是做好竣工资料档案的工作基础。原油管道建设施工单位、监理单位来自全国各地，他们大都按照各自长期形成的习惯进行工程管理，对资料管理也都按习惯做法立卷归档。而作为一个项目工程，则要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。因此，项目管理部门在工程建设初期(而不是中后期)就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。
(三)加强过程控制是保证竣工资料真实有效的手段。工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理两张皮，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料。
(四)运用合同法律手段是做好竣工资料工作的重要保证。石油管道工程建设实行全国招投标制度、工程建设监理制度，这为工程资料的收集、整理创造了良好的外部环境。工程项目资料管理部门应善于应用招标承包的有利条件，积极参与合同的起草工作，把文件材料积累归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对竣工文件材料归档范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求，并设立一定数额的资料押金，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作。只有这样，工程资料的归档工作才能从法律上得到真正保证。此外，还要充分发挥工程监理单位的监督职能，把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。
(五)重视档案知识宣传教育是确保竣工资料质量的有力措施。石油工程建设管理部门工程管理人员、监理工程师、承包商等来自祖国四面八方，对工程资料的重要性认识参差不齐，因此，在项目开工后，工程项目管理单位就应高度重视和加强档案资料的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位管理、技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证操作方法及本项目对竣工资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训。使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理水平。杜绝施工过程中不规范的原始资料和文件出现。确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。
(六)竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施。各施工单位，在制定工程进度计划时，应将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中出现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强监督检查。各建设单位要执行标准，对不符合标准的资料要拒收，从源头保证交工资料的质量。
(七)严格把住竣工验收关，使工程竣工资料发挥凭证作用。进行竣工验收的一个重要条件必须是竣工资料达到项目要求，因此在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及专兼职资料管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、工程项目专兼职资料管理员、项目主管部门档案管理人员要密切配合，确保竣工资料档案的真实性和准确性。使竣工资料在工程项目决算时，真正发挥凭证作用，档案资料不通过，则不予返还资料保证金，甚至不予决算。
四、结语
工程资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作，要保证工程竣工资料完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，从而为建设一流工程项目提供资料方面的保证。
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