会计电算化初始化注意的内容

时间:2022-08-27 19:35:35 会计电算化 我要投稿
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会计电算化初始化注意的内容

  摘要:在会计电算化系统中,初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据等。初始化工作只能进行一次,并将在很大程度上影响其后的核算工作。在初始化的工作中,将本单位要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑,使会计软件能适应本单位的核算、管理需要。本文就会计电算化的核算方法、规则的选用、科目的设置、报表定义等方面需要注意的问题进行讨论。

会计电算化初始化注意的内容

  关键词:会计电算化;初始化; 账务处理

  账务处理软件系统是会计电算化软件系统的核心模块,商品化的账务系统通常由以下部分组成:系统初始化、记账凭证输入、记账结账、账簿处理、报表处理等几个部分。要使账务处理软件能够正常运行,必须首先完成系统的初始化,也就是建账。

  账务处理软件建账是指软件在正式投入使用之前所做的初始设置。在建账之前,会计科目还没有设立,前期各科目的余额和发生额也无法输入,所以建账是账务处理软件正式使用之前必经的首要步骤。系统软件的初始化也是账务软件使用中一次性的工作,系统初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结束建账后即无法修改,系统初始化的质量对账务软件的质量和工作的效率将产生直接的影响,所以系统软件的初始化设置也是非常重要的。实际工作中,有不少会计软件用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。本文从初始数据收集、科目设置、数据录入、环境设定等几个方面谈谈系统初始化。

  1 数据收集系统

  初始化需要收集手工账中的会计科目和各科目的余额,如从年度中间开始建账还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需预先从手工账中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。

  在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额,避免遗漏,以保证初始化时输入的数据的准确、顺利。

  2 科目设置中应注意的问题

  建账时要将收集到的会计科目加入软件系统,建立账务系统的会计科目体系。一般在建立账套的同时,电算化软件会根据你所选择的单位性质,按照会计规则默认安装一套会计科目。这些会计科目大都是总账科目,一般会满足单位的需要,不用再自行手工建立,但是各单位的会计核算的区别较大,明细科目还需要自己根据本单位会计核算的需要分别建立。在电算化账务系统中除了像手工账务一样要使用会计科目外,还要为每一个会计科目加入一个编码,另外还需要注意科目的性质、余额的方向,需要辅助核算的科目还要进行辅助核算方面的设置。在设定会计科目时需要重点注意以下问题:

  2.1 科目的设置要规范。财政部已制定的各行业会计制度中都系统地给出了总账科目及少量二级科目的名称和科目编码在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定,设立明细科目编码除会计制度有规定的以外,应该按上级主管部门和本单位的管理要求设定,以保证科目代码的规范系统性和统一性。尤其是集团公司,科目的名称、代码等一定要做到规范统一。

  2.2 科目的设置要简洁在满足管理要求和适合计算机处理的前提下,力求代码简单明了、位数越短越好,既便于记忆又能提高录入凭证的速度,应当避免那些冗长而又无用的科目影响日常工作的效率。

  2.3 科目设置中应该考虑到业务的发展和会计核算的进步,注意科目的扩展性会计科目体系一经设定,其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现,而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的,例如,假设“应收账款”通常以客户或单位为来设置明细科目,明细科目的数量不同单位差异很大,少则几十个,多则成百上千,两位码长难以满足要求,要增至三位甚至更长,由于同级科目必须使用等长的科目编码,其他二级科目也要使用三位或更长的科目编码先按客户所属地区分类,设置二级明细。如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时,其他科目的凭证输入速度势必会受到影响。为了解决这一矛盾,像这样的科目在设置中便需要一些技巧,一般的会计软件会提供一定的辅助核算的功能,可以将这类科目的辅助核算的性质设置为“往来核算”,将往来单位作为辅助核算的明细项进行核算,这样既减少了明细科目的设置,又增加了往来核算的明晰性与灵活性。如果不想采用辅助核算可将明细科目先分类,按分类设置二级科目,然后再设置下级明细科目,如“应收账款”总账科目下细科目,然后再按客户名称设置三级明细科目。

  3 初始数据的录入

  工作中应注意的问题完成科目设置的工作后,即可将各科目余额输入系统,根据系统启用的月份不同,原始数据的录入也有区别。账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可,上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。

  如果账务系统在其他月份启用,除需要输入启用月份余额外,还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额,这是为会计报表所准备的数据,如不输入累计发生额,由于会计数据缺乏连续性,在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额,系统将无法提供正确的数据。但是仅仅是录入各月份的发生额,再查询以前月份的账户的明 细时,还是不能得到结果,为了解决这个问题可以采用两种方法:一种方法是如果单位的业务量小,凭证的数量较少,可以采取手工录入追加凭证的方法;另一种方法适用于更换财务软件的单位,与软件公司的人员协商,使用特定的软件,将过去使用的软件的数据转出来,再导入到新的软件系统中,这样做可能会存在一定的风险,丢失某些数据。总之,在会计年度中间实施会计电算化,数据的初始所涉及的问题较多,应尽量在会计年度的开始或者是结尾,来更换财务软件。

  初始余额发生额数据录入完成以后,软件会自动地核对总账与明细账之间、借贷双方之间、总账与辅助核算之间的平衡关系,但是对这个步骤不要掉以轻心,急于进行日常的工作,应该将录入的数据与手工账之间进行仔细核对,确认二者之间无误后再进行日常的操作。原因是大多数软件在录入凭证后,初始的余额便无法改动,当使用一段时间后再发现初始的数据有错误,便没有办法改动,只能用调整凭证进行调整,或者是作废掉该账套重新再建立一账套,重新初始化。