商务秘书礼仪知识

时间:2020-10-31 18:42:39 商务秘书 我要投稿

商务秘书礼仪知识集锦

  掌握得体的商务礼仪,具备良好的行为习惯,能够为秘书销售加分。因为得体的商务礼仪能够体现秘书良好的内在修养和素质,能够赢得客户的尊重,使客户对秘书及其所在的公司印象深刻且美好,提高客户的满意度和美誉度。接下来我们就带您看一下几点注意事项。

商务秘书礼仪知识集锦

  1.握手礼仪

  秘书在与客户握手时应在向前迎上客户的同时伸出自己的右手,身体略向前倾,双眼看着客户的眼睛。握手需要握实,摇动的幅度不要太大,时间长度以客户松手的感觉为准。

  2.使用名片的礼仪

  秘书在递名片时,态度要恭敬。如果对方地位较高,应当用双手捧着递去。对于一般人,可以用右手递送,但要庄重大方,动作要轻缓,伴随着“请关照”“欢迎联系”等敬语。接过名片后要认真看一遍,然后郑重地装入口袋或名片盒内,不要随手往桌上一扔,更不要往名片上压东西,因为这样会令对方感到不被重视。

  3.入座的礼仪

  在座次安排上,会客室的入座一般没有规矩可循。因此,当客户进来时,秘书要站立起来,遵循客户的指示入座。乘坐出租车时,客户的位置一般为驾驶座后面的座位;乘坐火车时,一般让客户坐顺行方向的靠窗座位。入座时,应礼貌地点点头,表示谢意,然后平稳地坐好。同时要注意自己的坐姿,不要弯背曲腰,也不要跷起二郎腿或两腿叉开太大。

  4.商谈时保持适当的距离

  通常,秘书在与较熟悉的客户交谈时,距离应该保持在70厘米~80厘米;与不熟悉的客户交谈时,则应该保持100厘米~120厘米的谈话距离。如果秘书与客户是站着商谈的,一般适宜的距离为两个手臂长;如果一站一坐,则彼此的距离可以稍微拉近,约一个半手臂长;双方都坐着时,距离保持在一个手臂长,避免让自己的口气吹到对方脸上。

  5.谦敬语的运用

  谦敬语是社交中的润滑剂,能减少人际间的摩擦,使双方建立起友好的关系,其作用是不可低估的。初次见面应说:幸会(久仰),好久不见应说:久违,等候别人应说:恭候,请人勿送应说:留步,对方来信应称:惠书,麻烦别人应说:打扰,请人帮忙应说:烦请(劳驾),求给方便应说:借光,托人办事应说:拜托,请人指教应说:请教,他人指点应说:赐教,请人解答应说:请问,赞人见解应说:高见,归还原物应说:奉还,求人原谅应说:包涵,欢迎客户应说:光顾,送客出门应说:慢走,与客道别应说:再来。

  延伸阅读:商务礼仪中用肢体语言表达沟通

  其实,人与人相处,除了以“语言”表达沟通信息外,“肢体语言”也占了重要的作用,有时候,双方即便不说话,但两人的肢体互动状态却可以使对方明白一切。

  “安全距离法”就是在双方还没有开口说话前,尊重对方有“自主空间”的要求。

  例如,当客人进入店内时,店员让客人先舒放一下身体,随意浏览商品。约一两分钟后,若客人发出声音询问,或者抬高眼神寻找店员时,这时就表示客户欢迎店员靠近他(她)的'“自主空间”了。

  例如,办公室的同事们,不论是主管,还是平级的同事,也都有默契的、属于个人的“自主空间”,通常是以自己办公桌为中心的方圆几步内。当我们有事去协调或交办时,一定要站在对方的领地之外,让他(她)有足够的安全感。

  例如,当主管匆匆从外面进入办公室时,最好不要马上跟他讨论事情,真有急事商量也需要等他休息几分钟,然后敲敲他的门,后市站在距他办公桌一米处,问道:“我方便跟您讨论一件事吗?”

  总之,只有在“自主空间”内得到足够安全感的人,他(她)才容易敞开心扉,愿意和我们沟通。常有一些百货秘书,从我们一进店门,就紧跟在我们的身边,介绍这,介绍那,给我们很大的压迫感,使我们急于想离开这个空间。造成这种适得其反的结果,往往是他们不了解自、不尊重他人“自主空间”的缘故。

  根据美国文化人类学家爱德华·赫尔的研究,个人方圆0.5米内位亲密领域,只有很亲近的人才能靠近,例如配偶、子女、好友或兄弟姐妹等。个人方圆0.5米至1.25米以内为个体领域,靠近的人可以是同事、同学、学生、一般朋友等。

  方圆1.25米至3.5米为社会领域,此区域内可以是客户、邻居、泛泛之交等。方圆3.5米以外,属公众领域,你和他偶尔相见,彼此还是陌生人。

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