office办公软件使用指南

时间:2020-10-26 12:43:36 office办公 我要投稿

office办公软件使用指南

  办公软件看似简单,其实花样很多,尤其Word和Excel表格。但其实只要用心多练,效率轻松提升个十倍百倍还真不是问题!赶紧和YJBYS小编一起来学习吧~

  1、妙用ALT键-键盘之王

  Alt是单词“Alter”的缩写,意思为“改变”

  在Windows操作平台下,Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键,能极大提高工作效率。

  按住Alt,可以选择文章的矩形块文档,然后Ctrl+C就可以复制,或你可直接修改这部分文字。

  Alt键在Office里的秘密还远不止如此:

  按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距,可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。

  用Shift+Alt+上(或下)方向键能够调整文档中段落的顺序,也可以调整Word表格中的行序。

  此外,Alt+F8 可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。

  2、F4-Word里的大神器

  很多人都不知道,其实F4键是Office中的大神器!

  Office中的“F4” - 重复上一步操作。什么意思呢?

  比如我输入abc,按一下F4, 就会自动再输入一遍abc;

  比如我刚刚为某一段文本设置好字体、颜色、缩进、格式。选择另一段文本,再按F4,就自动把刚刚设置的动作再重复一遍,应用到现在新选择;

  还可以干什么?做表格时候,“在下方添加新行”这样的命令,全部都可以用F4重复!

  最后,F4在PowerPoint也是同样的',可以干好多事!

  3、Ctrl+字母 快捷键闪瞎双眼

  Word是当之无愧的文字编辑神器,一些快捷键可以让你分分钟变身文字达人。

  其实,绝大多数的快捷键都是和Ctrl键有关

  Ctrl+K:打开“插入超链接”对话框。

  Ctrl+Shift+L:给光标所在行的文本加上“项目符号”。

  Ctrl+M:同时增加首行和悬挂缩进。

  Ctrl+Shift+M:同时减少首行和悬挂缩进。

  Ctrl+N:新建一个空文档。

  Ctrl+O(或Ctrl+F12):打开“打开”对话框。

  Ctrl+P(或Ctrl+Shift+F12):打开“打印”对话框。

  Ctrl+R:使光标所在行的文本右对齐。

  Ctrl+S:为新文档打开“另保存为”对话框,或对当前文档进行保存。

  Ctrl+T:增加首行缩进。

  Ctrl+Shift+T:减少首行缩进。

  Ctrl+U:给选中的文字加上下划线(再按一次,去年下划线)。

  Ctrl+V:将剪贴板中的文本或图片粘贴到光标处。若剪贴板中有多个内容,则将 最后一条内容粘贴到光标处。

  Ctrl+X:将选中的文字剪切到剪贴板中。

  Ctrl+Z:撤销刚才进行的操作(可以多次使用)。

  Ctrl+0:将选中的文本每段前增加12磅的间距。

  Ctrl+1:若选中的文本行距不是“单倍行距”,则将其快速设置为“单倍行距”。

  Ctrl+2:将选中的文本行距设置为“两倍行距”。

  Ctrl+5:将选中的文本行距设置为“1.5倍行距”。

  Ctrl+F2:快速执行“打印预览”功能。

  Ctrl+F4:关闭当前文档。

  Ctrl+F5:使窗口还原到最大化之前的状态。

  Ctrl+Shift+F5:打开“书签”对话框。

  Ctrl+Shift+F8:激活列选择功能,即通常所说的选择竖块文本(再按一次或按ESC键,取消该功能)。

  Ctrl+F9:在光标处插入一域记号“{}”(注意:直接输入的一对大括号不能作为域记号)。

  Ctrl+F5:使窗口还原到最大化之前的状态(再按一次,就会使窗口再次最大化)。

  Ctrl+Deltet:删除光标后面的一个英文单词或一个中文词语(可反复使用)。

  Ctrl+退格键:删除光标前面的一个英文单词或一个中文词语(可反复使用)。

  Ctrl+Enter:将光标后面的内容快速移到下一页。

  Ctrl+End:快速将光标移到文末。

  Ctrl+Home(或Ctrl+Page Up):快速将光标移到文首。

  Ctrl+Insert+Insert(即按两下Insert键):快速打开或更改“任务窗格”到“剪贴板”状态。

  Ctrl+~:打开中文输入法的“在线造词”功能。

  Ctrl++:快速切换到下标输入状态(再按一次恢复到正常状态)。

  Ctrl+Shift++:快速切换到上标输入状态(再按一次恢复到正常状态)。

  4、巧用“文档比较”-解放你的双手

  Word中的“审阅”功能大家可能都知道了。通过点击“修订”按钮,别人做的任何修改,都会留下痕迹。

  如果对修改的内容无异议,即可选择“接受所有修订”,一键搞定。

  然而很多时候对一份word文档进行多次修改,且很多人不善于使用“审阅”中的“修订”功能,导致文档被修改过很多次后想查找对哪些细节进行过修改比较麻烦。

  当然word视图功能中有“并排查看”功能,但是比起“比较”功能还是逊色很多。

  有一次审阅合同,对合同的很多处细节做了修改,修改的过程没有做任何标记,很多天后合同发给对方签署,对方要求将之前合同(word版)所有有过变动的地方都标记出来,以方便对方审核。

  可是时间过去很久了,对方又要的急,所以就用到了“审阅”下的“比较”功能,很快的查找出了做过修改的各个细节,大大提升了工作效率。

  Excel表格技巧

  1.将文字颠倒顺序

  复制正常顺序对象→在字体前加@→点击向下旋转文字→点击自动换行

  2.制作打钩方框

  输入"R"→设置字体为Wingdings2

  3.给汉字标注拼音

  标注拼音→输入汉字→选择拼音设置→居中→编辑拼音→输入拼音→显示拼音字符

  4.插入带音调的拼音

  标注带音调的拼音→插入-符号→拉丁语扩充-B→输入带音调的拼音(备注:动图中“们”应为第二声。)

  5.用斜线分割单个单元格

  选中对象→插入形状(直线)→ALT+鼠标 快速定位单元格边角→F4 重复动作,添加分割线→插入文本框→调整字体

  6.隐藏不需要显示区域

  选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入;;;

  7.分段显示手机号码

  选中号码→Ctrl+1→点击自定义→输入000-0000-0000

  8.数据以万为单位显示

  选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入0!.0,"万"

  9.对个案百分比排序

  选中对象→排序→取消勾选数据包含标题→选择序列

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