Excel操作效率的实用技巧

发布时间:2017-07-31 编辑:小静 手机版

  Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作,广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。下面是小编整理的关于Excel操作效率的实用技巧,希望大家认真阅读!

  技巧1:快速输入重复性长内容

  举个例子,你所在的公司叫“广州职场充电宝有限责任公司”,因为工作关系,你需要经常在Excel里面输入公司名称。莫非你每次都一个一个字都打完?这样效率也太低了吧?

  我们可以用Excel的“自动更正”功能来实现这些重复内容的快速输入。

  打开“工具”-“自动更正”,给公司名取一个缩略名称,比如“1公名”,然后替换为那里输入完整的公司名字。

Excel操作效率的实用技巧

  技巧2:选定若干不连续单元格

  比如下图这样子:

Excel操作效率的实用技巧

  大家常用的方法是按住键盘上的CTRL键,然后用鼠标一个一个去点选。但这个方法有个缺点:你辛辛苦苦选了若干个单元格,如果不小心松开CTRL,再次点鼠标的时候,你之前选择的就全部没了,前功尽弃,要重新来过!

  有个更好的方法:按下键盘上的SHIFT+F8,Excel会进入多重选定模式。然后你就可以解放双手,用鼠标去选择想要选择的单元格了。

  技巧3:简单计算内容不输入公式直接查看

  比如某些数据的求和、求平均数等。如果你只是想知道(而不是记录)结果,那么不用写公式这么麻烦,选中你要计算的单元格,然后右下角可以查看常用的计算结果,右键还可以定制化计算结果。

Excel操作效率的实用技巧

  技巧4:快速选定特定区域

  举个例子,我要选定以下这个区域:

Excel操作效率的实用技巧

  大家一般的做法是用鼠标从左上角拖动到右下角。但拖动操作效率比较低,而且如果区域比较大的话,操作还很容易出错。

  快速方法:按下键盘上的F5,调出Excel自带的定位窗口,然后定位坐标输入栏输入对角坐标,比如上图就是B2:E10,然后确定,即可选中该片区域。

  技巧5:快速输入大写数字

  某些特定岗位(比如财务人员)需要输入大写数字(就是壹贰叁这样的),有个非常快速的输入方法:

  先输入小写的数字,比如“123”,然后选中单元格,在单元格格式中按照下图设置:

Excel操作效率的实用技巧

  设置后你发现“123”变成了“壹佰贰拾叁”。

  技巧6:快速输入分数

  比如你想要输入“3/5”,如果在Excel单元格直接输入,回车后你发现显示的不是分数,而是变成了“3月5日”(也就是说,这也是Excel里面快速输入日期的一个方法)。

  想要快速输入分数的话很简单,就是在分数之前多加一个0和一个空格。比如我们要输入“3/5”,那么实际输入的时候是“0 3/5”,注意0和3/5之间是有空格的。

  这样输入,你回车后就不会变成日期,而是正常显示分数了。

  技巧7:快速插入多个空白行

  如下图所示:

Excel操作效率的实用技巧

  如果我们想在3和4之间插入3个空白行,可以鼠标在最左侧选中3下面的3行,然后再右键选择“插入行”,这样可以一次性插入3个空白行。你选中几行,插入的就是几行。

  技巧8:行列互换

  如图,如何快速把左侧的表格形式行列互换,变成右图的表格形式?

Excel操作效率的实用技巧

  非常简单,选中左侧表格内容,然后CTRL+C复制。复制后随便在右侧点选一个单元格,右键选择“选择性粘贴”,然后在弹出窗口中选择“转置”选项即可。

Excel操作效率的实用技巧

  技巧9:快速跳转到指定单元格

  如果你的Excel表格很大,但经常要定位到表格中间某个位置的单元格,靠鼠标来回拖动时非常非常麻烦费时的。

  有个快捷的方法,可以给这个单元格定义一个名称,之后在Excel左上角输入名称,可以直接跳转到这个单元格。

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  技巧10:多张Sheet同时输入相同内容

  输入内容之前,按住键盘上的SHIFT键,用鼠标选中你要同时输入内容的Sheet。选中后你再输入内容,你会发现自己输入的内容同时出现在了你选中的所有Sheet里面。

Excel操作效率的实用技巧

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