处理Word的小技巧

时间:2020-07-05 10:37:53 office办公 我要投稿

处理Word的小技巧

  四则技巧处理Word表格更快更轻松

  大家经常用Word制作表格,处理数据,用Word处理表格也是有学问,下面我们就和大家一起分享几则快速处理Word表格的实用技巧。

  1、文字巧妙转换成表格

  通常大家制作表格时,都是采用表格和边框工具来绘制表格,或者利用“表格→插入→表格”命令来定制表格,请问如已输入了文字,则有没有办法让文字快速产生表格呢?

  答:有,可以用Word提供的表格与文字之间的相互转换功能完成。具体方法是这样:

  (1)按照自己的计划先将表格中的各项内容输入Word文件中,在这需注意的是,一定要利用一种特别的分隔符隔开准备产生表格列线的文字内容,该分隔符可以是逗号、制表符、空格或其他字符。

  (2)选中需产生表格的文字内容,在菜单栏单击“表格→转换→文本转换成表格”命令,在弹出的对话框中的“文字分隔符位置”选项中选逗号(一定要和输入表格内容时的分隔符一致),同时按所要的表格形式对其他选项做适当的调整。

  2 、用“+”、“-”号巧制表格

  资产负债表格制作一般的Word用户都会,但如果只利用键盘上的“+”号和“-”号来快速完成表格制作,可能很多朋友都不会,它的具体操作方法又是如何进行?

  答:利用键盘上的“+”与“-”号制作表格,有时会给我们带来更高的效率。在制作前首先得明白“+”号表示下面将产生一列线条,而“-”号起到连线的作用,其具体制作方法是:首先在要插入表格的地方输入“+”号,用来制作表格顶端线条,然后再输入“-”号,用来制作横线(也可以连续输入多个“-”号,“-”号越多表格越宽),接着再输入一些“+”号(“+”号越多,列越多)。完成后再按回车键,便可马上得到一个表格。

  小提示:用此方法制作出的表格只有一行,若需制作出多行的表格,则可将光标移到表格内最后一个回车符号前,按“Tab”键或回车键(Enter),即可在表格后插入行。

  十招绝技让你迅速成为word技巧大师

  在日常工作中word的使用必不可少,而往往来说一些小技巧的使用会让你在同事们的心目中迅速成为大师级人物。其实这些技巧掌握起来都非常简单,下面我们总结了word的10招绝技,掌握了这些不仅可以让你使用word更加得心应手,并且也会让办公室同事刮目相看。

  1.其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置,即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下Shift+F5键,并在三次编辑位置之间循环,当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。

  2.快速插入当前日期或时间

  有时写完一篇文章,觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间,一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期,而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间,很快!

  3.快速多次使用格式刷

  Word中提供了快速多次复制格式的方法:双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置,再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

  4.快速打印多页表格标题

  选中表格的主题行,选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框,当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了,当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

  5.快速将文本提升为标题

  首先将光标定位至待提升为标题的文本,当按Alt+Shift+←键,可把文本提升为标题,且样式为标题1,再连续按Alt+Shift+→键,可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。

  6.快速改变文本字号

  Word的字号下拉菜单中,中文字号为八号到初号,英文字号为5磅到72磅,这对于一般的办公人员来说,当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下,比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体,操作起来就有些麻烦了。其实,我们完全也可以快速改变文本的字号:先在Word中选中相关汉字,然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框,直接键入数值,即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用。

  小提示:其实,小编还有两种快速更改Word文本字号的方法:

  (1)选中文字后,按下Ctrl+Shift+>键,以10磅为一级快速增大所选定文字字号,而按下Ctrl+Shift+

  (2)选中文字后,按Ctrl+]键逐磅增大所选文字,按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。

  7.快速设置上下标注

  首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。

  8.快速取消自动编号

  虽然Word中的自动编号功能较强大,但是据笔者试用,发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实,我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。

  (1)当Word为其自动加上编号时,您只要按下Ctrl+Z键反悔操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了;

  (2)选择“工具”→“自动更正选项”命令,在打开的“自动更正”对话框中,单击“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框,最后单击“确定”按钮完成即可;

  9.快速选择字体

  为了达到快速选择字体的目的,我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏,选择“自定义“命令,打开“自定义”对话框,在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,并移动光标条到类别栏中的“字体”项,看到平时经常使用的字体,把它拖到工具栏成为按钮,以后要快速选择字体,只要先选中文本,再按下工具栏上字体按钮即可,省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。

  10.快速去除Word页眉下横线

  快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法:一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

  十则经典的Word 2010小技巧

  在使用Word时中使用过一些小技巧,发现很不错,对文字处理方面很有帮助,现整理如下:

  1、 Word表格玩自动填充

  在Word表格里选中要填入相同内容的单元格,单击“格式→项目符号和编号”,进入“编号”选项卡,选择任意一种样式,单击“自定义”按钮,在“自定义编号列表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容,在“编号样式”栏内选择“无”,依次单击“确定”退出后即可。

  2、 Word中巧输星期

  单击“格式→项目符号和编号”,进入“编号”选项卡,单击“自定义”按钮,在“编号样式”栏内选择“一、二、三”等样式,在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。

  3、 粘贴网页内容

  在Word中粘贴网页,只须在网页中复制内容,切换到Word中,单击“粘贴”按钮,网页中所有内容就会原样复制到Word中,这时在复制内容的右下角会出现一个“粘贴选项”按钮,单击按钮右侧的黑三角符号,弹出一个菜单,选择“仅保留文本”即可。

  4、 快速转换大写金额

  在Word中输入12345,然后点击“插入→数字”命令,在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁 ”单击“确定”,则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。

  5、去掉自动编号功能

  点击“工具→自动更正选项”,打开“自动更正”对话框,进入“键入时自动套用格式”选项卡,找到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项,取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。同样也可去除“画布”,方法是:点击“工具→选项”,进入“常规”选项卡,去除“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。

  6、画出不打折的直线

  在Word中如果想画水平、垂直或“15?、30?、45?、75?”角的直线,只须在固定一个端点后,按住Shift键,上下拖动鼠标,将会出现上述几种直线选择,位置调整合适后松开Shift键即可。

  7、加减乘除松输入

  i和I在中文输入法智能ABC中有着特殊的意义,它们可以作为输入小写和大写中文数字的前导字符,还可以用来将数字运算符号变为相应的汉字,在i或I后面输入+、—、*、/,按回车键或空格键,即可得到与之对应的汉字加、减、乘、除。

  8、部分加粗表格线

  在Word中需要加粗某一条或几条表格线时,可以先在工具栏选项中点击“表格和边框”按钮,然后在“表格和边框”窗口选定“线型”与“线宽”,再点击“绘制表格”按钮,最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。

  9、打造整齐的Word公式

  使用Word公式编辑器创建公式后,你如果感到其中的公式不整齐(特别是矩阵形式的公式),那么你可以通过下列方式进行微调:单击该公式,右键进入“设置对象格式”,选择“版式”中任意一种形式,单击“确定”,再选中需要调整的项;按下Ctrl键后,利用光标上下左右移动对该项进行微调;重复上下左右移动对该项进行微调;重复上述步骤,直到将公式位置调整到满意为止。

  10、文字旋转轻松做

  在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向。但也可以用以下简捷的方法来做。选中要设置的文字内容,只要把字体设置成“@字体”就行,比如“@宋体”或“@黑体”,就可使这些文字逆时针旋转90度了。

  很长的Word文档中文本格式的查找替换技巧

  我们在编辑一篇很长的Word文档时,可能有这样的需要:把文档中所有的已经统一为黑体三号字的章节标题全部更改为宋体加粗小三号字。这时,怎么才能快速而准确地完成这么多文本格式的查找和替换呢?下面介绍两种方法,与大家共享,操作过程以Word2010为例,其他版本可参考步骤。

  一、替换法

  1.打开所需的Word文档。

  2.在“开始”选项卡的“编辑”组中,单击“替换”。

  3.若看不到“格式”按钮,请先单击“更多”按钮。

  4.单击“查找内容”框,并确认其中内容为空,然后单击“格式”按钮,再单击“字体”;在“字体”对话框,在“中文字体”框中单击“黑体”,在“字号”框中单击“三号”,单击“确定”按钮。

  5.单击“替换为”框,并确认其中内容为空,然后单击“格式”按钮,再单击“字体”;在“字体”对话框,在“中文字体”框中单击“宋体”,在“字形”框中单击“加粗”,在“字号”框中单击“小三”,单击“确定”按钮。

  6.单击“全部替换”按钮。

  至此,文档中的黑体三号字的章节标题就统一更改为宋体小三号字并加粗显示了。若要在替换格式的同时替换文本,可在“查找内容”框和“替换为”框中分别键入所需文本。

  二、选择法

  1.打开所需的Word文档,并将插入点移动至文档中某一黑体三号字的章节标题上。

  2.在“开始”选项卡的“编辑”组中,单击“选择”,然后单击“选择所有格式类似的文本”,则文档中所有的黑体三号字的章节标题均被选中。

  3.在“开始”选项卡的“字体”组中,在“字体”框中单击“宋体”,在“字号”框中单击“小三”并单击“加粗”按钮以使其呈现按下状态。

  与替换法相比,选择法操作稍微简单些,但不能在进行格式更改的同时更换文本。以上两法就由你根据具体情况和喜好选择使用吧。

  Word功能键与Ctrl的组合运用技巧

  word快捷键都有哪些?恐怕您目前所掌握的.Ctrl+B、Ctrl+E这类的最普通应用只是其中很小一部分。

  今天介绍功能键组合快捷键。下一讲介绍最后剩余的其它快捷键。

  1、功能键

F1得到“帮助”或访问 Microsoft office 的联机帮助。

  F2移动文字或图形。

  F3插入自动图文集 (自动图文集:存储要重复使用的文字或图形的位置,例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。每个所选文字或图形录制为一个“自动图文集”词条并为其指定唯一的名称。)词条(在 Microsoft Word 显示该词条之后)。

  F4重复上一步操作

  F5选择“编辑”菜单中的“定位”命令。

  F6前往下一个窗格或框架。

  F7选择“工具”菜单上的“拼写和语法”命令。

  F8扩展所选内容。

  F9更新选定的域。

  F10激活菜单栏。

  F11前往下一个域。

  F12选择“文件”菜单上的“另存为”命令。

  2、Shift+功能键

  Shift+F1启动上下文相关“帮助”或展现格式。

  Shift+F2复制文本。

  Shift+F3更改字母大小写。

  Shift+F4重复“查找”或“定位”操作。

  Shift+F5移至最后一处更改。

  Shift+F6前往上一个窗格或框架。

  Shift+F7选择“同义词库”命令(“工具”菜单,“语言”子菜单)。

  Shift+F8缩小所选内容。

  Shift+F9在域代码及其结果之间进行切换。

  Shift+F10显示快捷菜单。

  Shift+F11定位于前一个域。

  Shift+F12选择“文件”菜单上的“保存”命令。

  3、Ctrl+功能键

  Ctrl+F1选择“文件”菜单上的“打印预览”命令。

  Ctrl+F3剪切至“图文场” (图文场:存储多项删除内容的特殊“自动图文集”词条。Microsoft Word 将一个项追加到另一个,直到将全部内容作为一个组粘贴到文档中的新位置。使用 Microsoft Office“剪贴板”可以获得相同的结果。)。

  Ctrl+F4关闭窗口。

  Ctrl+F5恢复文档窗口大小(例如,最大化以后)。

  Ctrl+F6前往下一个窗口。

  Ctrl+F7选择“移动”命令(标题栏的快捷菜单)。

  Ctrl+F8选择 “大小” 命令(标题栏的快捷菜单)。

  Ctrl+F9插入空域。

  Ctrl+F10将文档窗口最大化。

  Ctrl+F11锁定域。

  Ctrl+F12选择“文件”菜单上的“打开”命令。

  4、Ctrl+Shift+功能键

  Ctrl+Shift+F3插入“图文场” (图文场:存储多项删除内容的特殊“自动图文集”词条。Microsoft Word 将一个项追加到另一个,直到将全部内容作为一个组粘贴到文档中的新位置。使用 Microsoft Office“剪贴板”可以获得相同的结果。)的内容。

  Ctrl+Shift+F5编辑书签。

  Ctrl+Shift+F6前往上一个窗口。

  Ctrl+Shift+F7更新 Microsoft Word 源文档中的链接信息。

  Ctrl+Shift+F8扩展所选区域或块(然后按箭头键)。

  Ctrl+Shift+F9取消域的链接。

  Ctrl+Shift+F11解除对域的锁定。

  Ctrl+Shift+F12选择“文件”菜单上的“打印”命令。

  5、Alt+功能键

  Alt+F1前往下一个域。

  Alt+F3创建自动图文集 (自动图文集:存储要重复使用的文字或图形的位置,例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。每个所选文字或图形录制为一个“自动图文集”词条并为其指定唯一的名称。)词条。

  Alt+F4退出 Microsoft Word。

  Alt+F5还原程序窗口大小。

  Alt+F6为支持该行为的对话框(例如“查找和替换”)从打开的对话框切换回文档。

  Alt+F7查找下一处拼写或语法错误。事先需选中“键入时检查拼写”复选框(“工具”菜单,“选项”对话框,“拼写和语法”选项卡)。

  Alt+F8运行宏。

  Alt+F9在所有的域代码及其结果间进行切换。

  Alt+F10将程序窗口最大化。

  Alt+F11显示 Microsoft Visual Basic 代码。

  6、Alt+Shift+功能键

  Alt+Shift+F1定位至前一个域

  Alt+Shift+F2选择“文件”菜单上的“保存”命令。

  Alt+Shift+F9从显示域结果的域中运行 GotoButton 或 MacroButton。

  Alt+Shift+F10显示智能标记的菜单或消息。如果当前有多个智能标记,则切换到下一个智能标记并显示其菜单或消息。

  Alt+Shift+F11启动 Microsoft 脚本编辑器。

  7、Ctrl+Alt+功能键

  Ctrl+Alt+F1显示 Microsoft 系统信息。

  Ctrl+Alt+F2“文件”菜单上的“打开”命令。

  Word中的下划线使用技巧

  1.红色或绿色波形下划线

  当自动检查拼写和语法时,Word用红色波形下划线表示可能的拼写错误,用绿色波形下划线表示可能的语法错误。右键单击红色波形下划线上的文字,Word将给出更正建议。

  2.电子邮件标题的红色波形下划线

  Word会自动检查电子邮件标题中的姓名,将它与Outlook Ex press通讯簿中的名字相比较。如果有多个名字与你键入的名字相匹配,则会在键入的名字下出现红色下划线。

  3.蓝色波形下划线

  Word使用蓝色波形下划线标明不一致格式的可能实例。

  4.蓝色或其它颜色的下划线

  默认情况下,超链接显示为带蓝色下划线的文本。

  5.紫色或其它颜色的下划线

  默认情况下,使用过的超链接显示为紫色。

  6.红色或其它颜色的单下划线或双下划线

  默认情况下,使用“修订”功能后,新插入的文本将带有下划线标记。在文档页面的左侧或右侧可能显示有竖线,它用来标记“修订行”。

  7.紫色点下划线

  智能标记以紫色点下划线的形式出现在文本的下方。在Word中可以使用智能标记来执行操作,这些操作通常是需要使用其它程序来执行的。

  Word中Shift键的使用技巧

  Shift是我们平时再熟悉不过的一个键了,在资源管理器或我的电脑中,按住Shift可以强制执行文件的移动操作,配合鼠标还可以进行批量文件的快速选择,可谓是方便多多了。但您知道Shift键在Word中还有什么作用吗?

  今天,笔者就列举几个,供大家一起分享,希望能对大家平时的操作有所帮助!

  1. Shift + Delete键 = 剪切

  当我们选中简历表格里的一段文字后,按住Shift并按动Delete键就相当于执行了剪切命令,所选的文字会被直接复制到剪贴板中,非常方便;

  2. Shift + Insert键 = 粘贴

  这条命令正好与上一个剪切命令相对应,按住Shift并按动Insert键时就相当于执行了粘贴命令,保存在剪贴板里的最新内容会被直接复制到当前光标处,与上面的剪切命令配合,可以大大加快文章的编辑效率;

  3. Shift + F10键 = 鼠标右键

  按住Shift并按动F10功能键就相当于在当前位置执行了鼠标右键命令,在鼠标不灵时可以不妨试试它;

  4. Shift + “保存”命令 = 全部保存

  在按住Shift键的情况下点击“文件”菜单,您会发现原来的“保存”命令变成了“全部保存”,而它的作用也就是快速保存当前所有打开的Word简历表格文件。

  5. Shift + “关闭”命令 = 全部关闭

  有了“全部保存”,自然还要有“全部关闭”,操作方法仍然同上,按住Shift键后再点击“文件”菜单,原来的“关闭”也就会变成“全部关闭”了;

  6. Shift + 鼠标 = 准确选择大块文字

  有些朋友在工作时可能经常要选择大段的文字,通常的方法就是直接使用鼠标拖动选取,但这种方法一般只对小段文字方便,如果想选取简历表格中的一些跨页的大段文字的话,经常会出现鼠标走过头的情况,尤其是新手,很难把握鼠标行进的速度。其实,使用Shift键就能够轻松地解决这个难题。

  具体操作时,只要先用鼠标左键在要选择文字的开头点击一下,然后再按住Shift键,单击要选取文字的最末尾,这时,两次单击之间的所有文字就会马上被选中,不仅方便,而且绝对不会出错。