Excel小经验的论文

时间:2020-08-15 18:52:40 office办公 我要投稿

关于Excel小经验的论文

  克隆Excel表格数据的方法

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  1、克隆Excel表格

  在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点,比如:一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同;一个表格的某一行(列)数据相同;一个表格的某一行(列)数据呈等差(1、3、5、7、9)等特点;这数据的输入当然可以直接输入,但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。

  2、克隆Excel表格数据的方式

  数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行,在横的方向上,可以向右克隆,即用最左边的单元内容向右复制;也可以向左克隆,即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上,可以向下克隆,即用最上面的单元内容向下复制;可以向上克隆,即用最下面的单元内容向上复制。

  其克隆方式有四种:

  (1)、相同数据的克隆

  (2)、有特点数据的克隆

  (3)、自定义序列的克隆

  (4)、工作表间的'克隆

  3、“克隆”Excel表格数据的操作过程

  (1)、相同数据的克隆ナ紫热范克隆数据的范围;其次打开顶行菜单的编辑项,点击“填充”→选择克隆的方向。

  (2)、序列数据的克隆ピ谕列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据,其次打开顶行菜单编辑项→填充→序列;在图2中选择适合目标的选项。

  (3)自定义序列的克隆Excel已定义了部分序列,但是实际工作中需要序列可能不存在,比如上级单位下属单位名称,这时需要自定义序列。プ远ㄒ逍蛄械牟僮鞑街瑁菏紫却蚩顶行菜单工具项,选项→自定义序列→在右边的文本框中输入定义的序列。

  (4)工作表间的克隆ト绻把当前工作表的内容复制到其他工作表中,操作步骤如下:首先确定同组工作表,按住“Ctrl”键同时点击其他工作表,这样就建立了同组坐标;其次打开顶行菜单编辑项,填充→至同组工作表→有全部、内容、格式三个选项,可任意选取。

  有效性检查的设置

  Excel2000可以对单元格内的数据类型进行限制(例如,只能输入整数、小数或时间等),并能核对输入单元格的数据定义域,否则可以拒绝输入或提出警告,这一功能称之为“有效性检查”。

  以小数(其它数据基本类似)的有效性检查为例,其设置方法是:

  1.选中单元格或单元格区域。

  2.单击“数据鲇行性”选单,打开“数据有效性”对话框。

  3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表,选中允许输入的数据类型,本例应选中“小数”。

  4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑,如介于、小于、大于或等于等,然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”,就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值,还可以为它指定单元格引用或公式。

  5.如果允许数据单元格为空,则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项,反之则应将该选项清除。

  有效性检查设置结束后,一旦输入有效范围以外的数据,回车后,Excel2000就会弹出“输入值非法”对话框,单击“重试”按钮,可修改已输入的数据,单击“取消”按钮,可清除已输入的数据。

  如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查,只须按以上步骤打开“设置”选项卡,单击其中的“全部清除”按钮即可。

  对输入提示的有效性检查

  用户对单元格的作用认识不清,是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况,Excel2000可在用户选中单元格时给予提示,从而减少输入错误的发生率。

  输入提示的设置方法是:

  1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。

  2.单击“数据鲇行性”选单,打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。

  3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项,在“标题”框内输入提示的标题(可选),再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。

  4.完成后,单击“确定”按钮。撕螅只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域,Excel就会自动弹出“这是文本单元格,不能输入数值!“提示框,对用户的操作进行指导。

  如果想取消单元格或单元格区域的输入提示,只须按以上步骤打开”输入信息“选项卡,单击其中的“全部清除”按钮即可。

  用“有效性检查”设置出错警告

  数据录入错误几乎是不可避免的,有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题,但不能给出纠正的方法。对此,可以在进行有效性检查的同时设置出错警告,在数据录入错误发生时提示用户如何操作。

  出错警告的设置方法是:

  1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。

  2.单击“数据鲇行性”选单,打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。

  3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项,在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。

  4.在“标题”框内输入警告的标题(可选),再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后,单击“确定”按钮。

  此后,只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据,Excel就会按你设定的方式对用户进行警告。

  取消出错警告的方法与上述方法类似,也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域,打开“出错警告”选项卡后,单击“全部清除”按钮即可。

  用“有效性检查”自动选择输入法

  在Excel数据录入时,切换输入法会大大影响录入速度,为此,Excel2000可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是:

  1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域,再将该输入法激活。

  2.单击“数据鲇行性”选单,打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。

  3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项,最后,单击“确定”按钮。

  此后,只要选中已设置输入法的单元格,无论当前使用的是哪种输入法,你需要的输入法都会自动激活,用起来非常方便。[责任编辑:编辑部]

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