办公文秘如何巧用Excel的Vlookup函数批量调整工资表

办公文秘如何巧用Excel的Vlookup函数批量调整工资表

　　办公文秘经常会用到Excel表格，那么如何借助Excel中的Vlookup函数进行批量数字调整，以便快速处理大量有变动的数据呢，下面一起去了解一下吧！

　　现在有一张清单，其中只列出了要调整工资人员的名单和具体调资金额，要求必须按清单从工资表中查找相应的人员记录逐一修改工资。如果按一般方法逐一查找修改，这几十个人逐一改下来可不轻松。其实借用一下Excel中的Vlookup函数，几秒钟就可以轻松搞定了。不信?来看看我是怎么在Excel 2007中实现的吧。

　　新建调资记录表

　　先用Excel 2007打开保存人员工资记录的“工资表”工作表。新建一个工作表，双击工作表标签把它重命名为“调资清单”。在A、B列分别输入调资人员的姓名和调资额，加薪的为正数被减薪的则用负数表示(图1)。如果你拿到的是调资清单表格的电脑文档就更简单了，可以直接复制过来使用。

　　在工资表显示调资额

　　切换到“工资表”工作表，在原表右侧增加一列(M列)，在M4单元格输入公式=IFERROR(VLOOKUP(B8，调资清单!A:B，2，FALSE)，0)，然后选中M4双击其右下角的黑色小方块(填充柄)把公式向下复制填充到M列各单元格中。

　　现在调资清单中出现的人员，其M列单元格会显示该人员要调整的工资金额，不需要调资的人员则显示0(图2)。公式中用VLOOKUP函数按姓名从“调资清单”工作表中查找并返回调资额，FALSE表示精确匹配。当找不到返回#N/A错误时，IFERROR函数就会让它显示成0。

　　快速完成批量调整

　　OK，现在简单了，在“工资表”工作表中选中调资额所在的M列进行复制，再选中要调整的原工资额所在的D列，右击选择“选择性粘贴”。在弹出的“选择性粘贴”窗口中，单击选中“粘贴”下的.“数值”单选项和“运算”下的“加”单选项(图3)，单击“确定”按钮进行粘贴，马上可以看到D列的工资额已经按调资清单中的调资额完成相应增减。

　　选择性粘贴的计算功能只对数字有效，对于标题中的文本则不会有任何影响，所以可以直接选中整列进行复制粘贴。注意必须同时选中“数值”单选项，否则粘贴后D列单元格格式会变成与M列一样没有边框、字体等格式。

　　完成调资后不要删除M列内容，你可以右击M列选择“隐藏”或通过指定打印区域的方法让M列不被打印出来。下次调资时，你只要按新的调资清单修改好“调资清单”中的调资记录，再重复一下选中M列、复制、选择性粘贴加到D列即可快速完成调资。

　　平常单位也经常需要按离职名单把离职人员记录从工资表中删除。同样可以这样快速搞定。你只要把离职名单输入“调资清单”工作表中，调整的工资额则全部输入10。返回“工资表”工作表即可看到所有离职人员的M列都显示10。在M列中随便找一个值为10的单元格右击，从弹出菜单中依次选择“筛选/按所选单元格的值筛选”，马上可以看到表格中只剩下离职人员的记录，其他记录则全部消失了。现在你可轻松地选中全部离职人员记录右击选择“删除行”进行删除。最后单击“数据”选项卡“排序和筛选”区的“清除”图标清除筛选设置恢复显示所有工资记录就行了。

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