office办公应用与技巧

时间：2022-03-31 17:30:17 办公文秘我要投稿

office办公应用与技巧

　　OFFICE办公套装是当今使用范围最广的一套办公软件，其功能应用全面而强大，而许多应用技巧，只有在具体工作中，才会被涉及而使用。下面小编为大家搜索整理了关于office办公应用与实践技巧，欢迎参考阅读。

　　1 实际应用中的问题

　　1.1 Word表格居中

　　Word表格想居中，点击表格图表右键，选自动调整→根据窗口调整表格，表格就居中了。

　　1.2 在Word文档中插入目录

　　在Word文档中插入目录：要先定义标题样式和级别，然后插入——引用——索引和目录——目录就可以自动插入了。

　　1)输入题目时这样操作。

　　①打开Word文档输入题目时，点菜单字体栏左侧样式窗口，选“题目1”，并选好字体和字号;如果想在目录中显示二级题目，输入二级题目时应选择“题目2”。

　　②输入正文时，则应在样式窗口选择“正文”。

　　③如果文件已经输入完成，可选中已输好题目，补做上述方法1程序。

　　④6凡设置标题样式的题目，其左侧有小黑方块标志。

　　2)文件输入完毕要自动生成目录时的操作。

　　①将光标置于拟加目录处。

　　②点“插入/索引和目录/目录”，在出现界面上在显示级别栏选定顶级别确定目录是几层;选择“显示页码”、“页码右对齐”及虚线样式等。

　　③确定。至此，目录在你指定位置已经生成。

　　已生成目录的字体、间距等仍可以在目录中直接调整。

　　1.3 Word文档中怎样分节

　　1)在“文件”菜单下页面设置→版式：节的起始位置选新建页;预览应用于选插入点之后。这样操作后就可以将文档分为两节，若想分为多节操作方法一样。

　　2)若想合并节在前一节的最后按“”键，这样两节就合并为一节了。

　　1.4 文件名后面不带后缀(譬如Word文件名后缀doc，excel文件名后缀xls)

　　在“我的电脑”中菜单“工具” →“文件夹选项”的“查看”中将“隐藏文件扩展名”画上勾，再点应用，文件后面的后缀就没了。

　　1.5 选择性粘贴

　　1)假如在一个excel单元格中用公式计算的数值，要想将数值粘贴到另一个单元格中，在第一个单元格中按复制按钮，在另一个单元格中点选择性粘贴，在“选择性粘贴”下选“数值”。

　　2)假如是一行要粘为一列，在在“选择性粘贴”下选“转置”。

　　1.6 插入公式

　　在菜单“插入” →“对象”中的“新建”选“miscrosoft 公式3.0”然后选择所需要的公式。

　　1.7 在excel中冻结窗口

　　选中某一单元格，点窗口-冻结窗口，以此单元格的左上角把屏幕划成四部分，上方和左边的就固定了，便于查看大型表格。冻结后，上方的行会固定不参与屏幕滚动，左边的列也会固定。

　　1.8 文件加密码

　　1)word文档在菜单“工具” →“选项” →“安全性” 输入打开文件时的密码，输入修改文件时的密码，然后点确定，这样此文档就加上密码了，打开时必须输入密码。

　　2)excel表格，在菜单“工具” →“选项” →“安全性”输入打开权限密码，输入修改权限密码，然后点确定，这样此电子表格就加上密码了，打开时必须输入密码。

　　1.9 怎样解决一篇文档中封皮不显示页码，内容加页码

　　先将封皮分为第一节，将内容分为第2节，在第一节插入页码设置中将“首页显示页码”的勾去掉;在第二节插入页码设置中将“首页显示页码”的勾选上。这样就可以实现一篇文档中封皮不显示页码，内容加页码。

　　1.10 页面设置中的顶端对齐

　　一般情况下将页面设置→版式→页面中的垂直对齐方式选顶端对齐。

　　1.11 怎样快速选中文档中的一部分(比较长，好几页)

　　要选中文档中的某一部分，譬如此部分比较长，好几页，直接用鼠标选不好选，那么就用鼠标左键单击要选中某一部分的开头，再按下“shift”键，再在选中某一部分的结尾处点击鼠标左键，那么这一部分就选中了。

　　1.12 怎样保证word文档中的绘图是一整体

　　首先将常用工具栏中“绘图”调出来。

　　画第一个图形时会出现一个虚框，那么紧接着的要画的图形必须都在虚框内，这样才能保证，整个图形是一个整体。

　　1.13 Word中的脚注如何删除?把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办?

　　1)切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。

　　2)在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。

　　3)再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。

　　4)切换回到页面视图，尾注和脚注应该都是一样的。

　　1.14 Excel重复打印表头

　　1)文件-页面设置-工作表-顶端标题行-点击要输出表头的那一个框。

　　2)在点回来确定-在用打印预缆看看每一页是否都有表头。

　　1.15 Excel大小写数字互换

　　选中你要转化的大小写数字-右键设置单元格格式-数字-特殊-来选中你的类型-确定。

　　1.16 文档中需插入带框文字

　　插入文本框，再在文本框中填写内容。但这种插入方法在排版过程中会变形，不好排版，如果插入公式，再在公式格式中输入内容，例如：要插入带框文字，先点菜单“插入”→公式→点围栏模板中的矩阵格式。

　　综上所述，我们在计算机日常工作中常常会遇到这样或那样的问题，以上仅供参考，office的功能很强大，许多功能我们只是没发现而已。

　　常用技巧

　　一、Excel表格计算公式

　　1、求所有数值和：SUM(在空白处点下,用SHIFT选中所数,回车就可以出来)

　　2、求平方和：SUMSQ

　　3、求开平方：SQRT

　　4、在其它函数里有很多公式可以查找。

　　5、去掉前两为数字：mid(A1,3,6)(A1：是你要修改的数的地方6：是你要保留的位数)

　　6、前面加两固定数：=19&D2

　　7、去掉最后两数＝LEFT(A1,7)

　　8、把19820213怎样转换成1982.02格式可以这样做：=LEFT(A1,4)&"."&MID(A1,5,2)

　　二、Word文档输入的技巧

　　1、快速给文字加下划线：Ctrl+Shift+W

　　2、一条虚线：连续输入3个"*"再按回车键-可以得到虚线

　　3、得到双直线：连续输入3个“=”再按回车键-可以得到双直线

　　4、“～”得到一条波浪线，“#”得到中间加粗的三直线

　　5、选中Word文档的字体-同时按下SHIFT+CTRL+>或者是<号

　　6、快速转换英文字母大小写：“Shfit+F3”快捷键

　　7、隐藏文字：“格式”-“字体”-“隐藏文字”勾选上

　　8、还原图片：按住Ctrl键的同时，双击该图片(该图片就被还原了)

　　9、Word快速建立表格：先输入好表格的文字--在选中文字--表格--插入--表格

　　10、Word换页时不再频繁敲回车键:遇到需要换页的时候按住“Ctrl”键后再按下回车键就换成新页面了

　　11、Word自动生成目录1。选中文字-格式-样式格式-把要做的目录标题都上标题

　　12、插入-引用-索引和目录-点目录-显示级别设置3-确定-自动生成目录了

　　三、Word中保存插入的图片

　　1、方法一：word文档中另存为--网页格式--在*.files文件中-就可以找出全部Word文档的图片了

　　2、方法二：把你想要的图片复制到PPT里,在用PPT里另存就可以得到图片了。

　　四、在Excel中做100 100+20 120+20 140+20等循环语句

　　在Excel表中公式:

　　X坐标 Y坐标

　　A B C D

　　757743 200 3683087 40

　　=$A1+$B$1 =$C1-$D$1

　　五、Excel重复打印表头

　　1、文件-页面设置-工作表-顶端标题行--点击你要输出表头的那一个框

　　2、在点回来确定-在用打印预缆看看每一页是否都有表头.

　　六、设置Excel列宽行高设置

　　1、全选或者是选择一个都可以设置--格式-行-行高-输入一个行高-确定

　　2、设置列也是在格式里面设置的-列-列宽-输入列宽-确定.

　　七、Excel大小写数字互换

　　1、选中你要转化的大小写数字-右键设置单元格格式-数字-特殊-来选中你的类型-确定.

　　八、在Excel中工作表进行分区加密

　　1、选中需要加密的区域-工具-保护-允许用户编辑区域-新建-输入一个标题-点引用单元格-选好单元格后-设置密码-确定-在选中保护工作表-在输入密码两次-确定。

　　2、Excel表表格加密-保存表-保存框的右上角(工具)-点常规选项-输入密码-确定-在保存就是

　　有密码的表格了。

　　九、在Excel表数据表中如何按条件显示数字

　　1、选中你要条件显示的数字-格式-条件格斯-条件(单元格数据)-设置你要选的条件-设置颜色-

　　可以添加-选出设置。

　　十、高级筛选

　　把满足条件的筛选出来，放到别的地方。

　　文秘使用技巧

　　数字格式批量转换

　　在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数字”，这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。将光标定位在“替换为”框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”，将显示“^&”。接着单击 “格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。最后单击“全部替换”就可以了。不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变的。

　　查找对话框中的快捷键

　　执行“编辑-查找”命令，或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框，会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母，这就是此项的快捷键了，不过一定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位这三个选项卡中切换等(本技巧同样适合其它的对话框)。

　　另外，在office20xx中进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。

　　在最后一次搜索结果中快速浏览

　　当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果，这时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键，就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。

　　高亮显示所有搜索出来的结果

　　为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的`结果内容高亮显示出来。操作很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。

　　替换时巧妙保留书签

　　假设在word中有这么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括号括起来的部分表示定义了书签，括号是为了让大家看的清楚，真实文本中并没有出现。如果在进行替换操作时，将两个人物名称换成了其它人名，那么书签也会随之丢失。大家在定义书签时，将人名前后的空格都包括进来，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

　　使用图片替换文本

　　有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称，可通过下面的步骤来实现：

　　第一步：图片插入到文档中，选取它，再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的剪贴板中。

　　第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入要替换的文本，在“替换为”中输入“^c”(不含引号，下同)。

　　第三步：可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换，也可以单击“全部替换”一次性全部替换。这时文档中的被替换的文字，就都会成图片了。

　　快速找出word中的域

　　为了增加互动性，有些人会在word中插入大量的域，数量一多，可能连作者自己都记不清了。可以通过查找功能，快速浏览这些域代码。

　　第一步：确定域代码为打开状态，否则按“Alt+F9”键让它们显示。

　　第二步：按“Ctrl+F”键调出查找对话框，在“查找内容”中输入“^d”或者“^19”，然后连续按“Alt+F”键，就可以快速浏览文档中的域了。

　　巧用替换批量设置文档格式

　　在一些文章中，尤其是一些学术论文，会大量出现一些同样的术语或关键词，如果想让这些术语或关键词有一个统一的格式，不用一个一个设置，用替换功能很快就能完成。

　　第一步：找到要设置格式的第一个术语或关键词(如：“虚拟现实”)，设置它的大小、字体、颜色等格式。选中设置好的术语，按“Ctrl+C”键将它复制到剪切板上。