做好秘书工作的四个基本功

时间:2022-08-04 10:16:06 办公文秘 我要投稿

做好秘书工作的四个基本功

  秘书是各级领导人的智囊和助手,辅助领导人从事各项管理工作,肩负参谋助手、协调综合、督促检查、拾遗补缺、宣传策划等重大责任。下面是小编为大家整理的做好秘书工作的四个基本功,仅供参考,希望能够帮助到大家。

做好秘书工作的四个基本功

  在新的形势下,秘书如何强化“三服务”(为领导工作服务、为上下级和同级机关工作服务、为人民群众服务),落实“三细化”(办文严细化、办会精细化、办事明细化),实现“三满意”(领导满意、部门满意、基层群众满意),笔者认为离不开意识、效率、能力、作风这四个基本要素。

  意识是做好秘书工作的前提

  超前。超前源于对情况的了解和把握。所谓“知情早、晓事快、见事深、谋事准”,是对秘书工作的基本要求。当前正处于信息时代,各种情况层出不穷又瞬息万变,无形中对秘书工作提出了新的更高的要求。如果秘书不去适应,或是对外部情况不作调查研究,不掌握了解,就不可能对事物的发展趋势作出科学的预测和判断,认知水平和思维方式就无法及时跟进,服务工作也就无从谈起,参谋和助手等作用更是无从发挥。因此,秘书必须顺应形势发展,做一个遇事留心、工作用心、办事细心的有心人,自觉培养超前服务意识,努力做到知上情、熟下情、悉内情、明外情。

  主动。有行动才能有作为。主动性是发挥积极性和创造性的基础。凡事都要主动些,尤其要在事前将各方面因素考虑周到,多问一些为什么,多一些角度看问题,多提供一些方案,多预测一些结果,借助经验和缜密思考推动工作。

  尽责。责任心既是思想认识问题,更是一种态度,是一个人的思想素质、精神境界、职业道德的综合体现。有了责任心,才会有积极主动的态度、深入扎实的作风、认真负责的精神,才会有做好工作的信心、决心和恒心,才会出思路、出办法、出成效。办公室同志一定要有“服务工作无小事”,“做好的每件大事都是小事,做错的每件小事都是大事”的意识,凡事从“小”、从“细”、从“微”做起。如此,才能把简单的事做得不简单,把平凡的事做得不平凡。

  效率是做好秘书工作的.核心

  把握节奏。节奏慢了误事,节奏乱了坏事,节奏太快又无济于事。如何把握?唯在一个“度”字。其核心是三个观念。一是适度观念。任何事物都是与别的事物相对存在的,比如“质量”与“效率”就是一个问题的两个方面,“程序”与“效率”更是一对矛盾。在难以两全的情况下,就要善于把握主要矛盾和矛盾的主要方面,力求使服务质量与工作效率达到有机的统一。二是灵活观念。原则性和灵活性相结合,办事既要有依据,遵循基本的政策、制度、规律,又坚持实事求是,讲求灵活性和机动性。不要死抠“本本”,死抱“框框”,死背“条条”。三是辩证观念。辩证地看待和处理大与小、轻与重、缓与急的关系,不搞绝对化和极端化,确保“三办”等服务工作有序进行。

  强化质量。质量是服务工作的一把重要标尺,与效率相辅相成。要保质保量完成各项工作任务,就必须在“快、准、严、细、实”上下功夫。“快”就是快速,“准”就是准确,“严”就是严谨,“细”就是细致。唯细才能落实,唯细才能运作到位。无论办文、办会、办事,都要有不厌其烦的精神,一丝不苟的态度。“实”就是务实。

  团结协作。团结出成绩,出形象,更出效率。办公室的大多数工作都是“集体项目”,与“窗口、服务、形象”相关,与“大局、全局、中心相系。因此,办公室工作应“分工不分家”,“补台不拆台”,“站准位”,不“越位”,和衷共济,相互沟通,相互支持配合,各项服务工作才能有条不紊、扎实有效。

  能力是做好秘书工作的关键

  谋大事。所谓谋大事,就是围绕中心、服务大局、谋划全局,知关节、得要领,当大参谋、出大主意。就秘书而言,凡事要从大局、全局出发,经常思考研究事关改革、发展、稳定的大事,及时了解本单位、本部门、本行业的要事,以及周围的新事,做到“身在兵位,胸为帅谋;不在其位,学谋其政;突出重点,统筹兼顾;大处着眼,小处入手”,这样,才有可能当好大参谋、出好大主意。

  善协调。综合协调是一门管理艺术,也是一种综合能力。对上协调时要树立全局意识。要紧紧围绕一个时期的中心工作或所承办的任务,坚持原则性和灵活性相结合,既注重把握上级的决策意图,又及时掌握有关部门的最新动态,力求准确全面地向领导反馈工作进展情况,供领导决策参考。部门协调时要树立协商意识。日常工作要注重先预告、早通气,特别是重要文件的起草、重大会议与活动的组织安排等,在酝酿、处理、提供决策之前,要及时与有关部门沟通协商;遇有不同意见时,要反复协调,取得共识后再逐级呈送领导审批。对下协调时要树立服务意识。要自觉摆正位置,掌握分寸,注意尺度,不能颐指气使,拿领导的话压人。要善于倾听各方面的意见和建议,缩小分歧点,发现共同点,把协调工作做深、做细、做到位。

  强素质。首先,政治思想要强。办公室工作的政治性、政策性、机要性等特点,决定了秘书必须具备一定的政治理论素质。因此,要自觉把加强思想政治建设摆上重要位置,把理论学习和提高修养贯穿于工作之中,切实提高政治敏感度、政治鉴别力和政治觉悟性。其次,业务能力要精。要立足本职岗位,通过勤学苦练,努力使自己成为“张口能讲、提笔能写、无事能思、有事能办”,精通各项业务的行家里手。再次,综合素质要硬。办公室的参谋助手作用直观地体现在起草文稿、提供信息、调查研究等工作中。起草文稿要出思路、出观点;提供信息要及时、准确、适用;调查研究要“文当其时,谋当其用”,做到研究在领导决策之前,参谋在领导思考之中,不放“马后炮”。最后,服务形象要好。

  作风是做好秘书工作的保证

  保持良好精神状态。良好的精神状态是做好工作的保证。有人曾把秘书形容为“幕后一身汗,台前靠边站”,“默默无闻做着轰轰烈烈的事,辛辛苦苦做着风风光光的人”。因此,秘书工作特别需要爱岗敬业、埋头苦干、无私奉献、不计名利和甘当无名英雄的“三平精神”(平凡之中的伟大追求、平静之中的满腔热血、平常之中的强烈责任感)。只有认识到这一点,才能保持良好的精神状态,兢兢业业做好本职工作。

  保持务实工作作风。为政之要,贵在落实。服务工作,尤应如此。要坚持说实话、办实事、求实效,不投机取巧;要吃得起苦,受得了“气”,耐得住寂寞;要凭真抓实干,靠真才实学,求真功实绩。文字工作要经得起推敲,会务工作要经得起检验,事务工作要经得起端详。领导交办的事要快办、办好;群众反映的问题要分析、汇报;上级下达的指示要记录、传达。总之,要勤勉尽责,忠于本职,脚踏实地,扎实服务。

  保持健康身心状态。身体和心理的健康状态能左右一个人的思想,影响一个人的行为,决定一个人的工作成败。身体健康,心态良好,就会宁静而安详,就会迸发出活力与干劲,而且无论工作多么辛苦,怎么繁忙,都能够忍耐承受。秘书岗位不仅需要秘书具备方方面面的能力,而且需要付出比别人更多的努力。这种岗位的特殊性,容易对人的身心健康造成损害。因此,从事秘书工作的同志要特别注重劳逸结合,保持身心健康,培养从容淡定的心态,这样才能在平凡的岗位上沉得下心、稳得住神、静得下气,在日常工作和突发性事务面前“拉得出、用得上、干得好、信得过”。

  拓展:做好秘书工作需要具备哪些素质

  基本素质

  身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体 状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

  心理素质:要时刻 保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心 态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒 无常的人是不可能做好秘书工作的。

  业务素质

  理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识, 包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。

  实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多 向有经验的人学习。

  办事能力:秘书工作繁杂、琐 碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事 务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技 巧。

  文化素质

  社会科学学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文 化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。

  外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当事人,对外交 往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂 业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。

  此外,学会一些 有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。

  俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你 显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那 一刻。

  但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个 “重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不 能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。

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