企业档案的质量管理

时间：2020-10-12 08:22:16 质量管理我要投稿

企业档案的质量管理

　　质量管理是一种以质量为核心的经营管理，推行质量管理是企业提高自身素质、增强市场竞争力的有效途径。档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其利用效果。档案质量管理的目的就是为了自觉而系统地应用质量管理的思想和方法来丰富档案的管理理论，加强档案工作的自身建设。

　　一、档案质量管理的含义和特点

　　档案质量管理，是全体档案人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系。其核心是提高档案工作水平，以保证档案的质量。它具有以下特点：

　　1.全员参加

　　档案全面质量管理，要求与档案形成过程有关的所有人员，树立“档案质量、人人有责”的观念，严格按照法律法规及有关标准和要求，共同完成文件材料的立卷归档和档案管理工作。保证电子文档的及时传输和及时归档。

　　2.全过程控制

　　从公文起草、项目的立项、审核、开工、竣工到档案的收集、整理、归档、编研到开发利用的整个过程都实行质量管理。

　　3.科学的手段

　　采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

　　二、档案质量管理对人员的要求

　　1.牢固树立档案质量意识

　　档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，最为关键的就是领导者的档案质量意识，领导者要认清档案管理的重要性，重视本单位档案网络信息化、数字化建设，本单位的档案质量管理才能顺利开展。因此，每个从事档案工作的人员，特别是各级领导必须牢固树立档案质量管理意识，用较高的工作质量来促进档案质量的不断提高。

　　2.不断提高档案人员的素质

　　良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的服务意识和无私奉献的.精神。同时，档案工作也是一项业务性较强的工作，档案人员的业务素质，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。此外，领导要给从事专、兼职档案工作的人员制订学习培训的计划，创造业务交流的机会，使他们的业务水平能更好地达到档案质量管理的要求。

　　三、加强档案质量管理的措施

　　1.建立健全各项档案规章制度

　　建立健全档案工作的各项规章制度，制定档案管理工作的标准规范，使之规范化、流程化，并且以程序图、系统图、网络图等形式，把它们形象、直观地呈现出来。从事档案工作的人员必须严格遵守各项管理制度和岗位责任制。

　　2.加强档案质量的“过程控制”

　　档案工作的形成、积累、收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等各个环节是一个有机的整体，是由多个部门、多个人员共同完成的。任何一个环节的工作质量势必影响下一个环节的质量管理。档案质量管理就是把档案管理的重点从“事后把关”转移到“事前预防”上来，从管结果变成管过程，实行“预防为主、防患于未然”，只有这样才能切实提高档案质量管理水平。

　　3.积极推进企业档案管理信息化

　　企业档案管理信息化是指在企业档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。信息化可以对信息资源进行有效控制，使企业实现对档案信息的高效管理，真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。

　　4.加强对信息的反馈控制

　　企业档案信息化系统的信息反馈是指信息化系统输出的档案信息，经过与外部环境作用后，其输出效果返回信息化系统，并由此引起各项工作内容和规章制度的调整。反馈信息的获取渠道如下：

　　①建立网上预约登记制度。通过技术手段及时记录利用者对信息资源的访问情况，档案系统部门可以系统全面地了解利用者对档案材料的借阅情况。

　　②通过直接走访或者内部网络向“用户”发放档案利用情况调查表，了解对各种提供利用方式的满意度及对档案部门各种规章制度的意见和建议。

　　做好档案信息的反馈控制必然能够使档案管理更加完善、科学。

　　总之，必须树立质量第一的思想，把质量意识严格贯穿于档案工作的始终。建立一套科学、完善的管理思路和方法，并借助信息化的手段把质量管理的思路应用到档案管理中来，才能使档案质量管理水平迈上一个新的台阶，才能更好地助力于企业的发展。

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