文秘常用办公设备有哪些

时间：2022-04-21 10:15:28 办公文秘我要投稿

文秘常用办公设备有哪些

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　　文秘常用办公设备有哪些

　　1．电话机

　　电话机是利用电流和电波传播声音的通信设备，已成为人们不可缺少的通信工具。

　　1)程控电话机

　　程控电话机是在电子计算机程序的控制下进行自动转接的自动电话机，具有自动拨号、多次重拨、自动计时、储存电话号码、免提通话等多种功能，在我国已被广泛使用。

　　2)电视电话

　　电视电话是电话通信技术同电视技术、大规模集成电路和数字处理技术相结合的产物。这种新式通信设备不仅可以传送声音，还可以传递通话双方的现场画面以及文件、图表、实物等图像信息。电视电话主要由电话机、电视摄像机和电视接收机3部分组成。在通话时，利用摄像机将现场画面传递给对方，同时利用接收机将对方的现场画面显示在屏幕上。电视电话是电话事业发展的一个趋势。

　　3)移动电话

　　移动通信是指移动点与固定点或两个移动点之间的通信，这是一种有线通信和无线通信相结合的通信方式。移动电话在我国已广泛使用，它将具有广阔的发展前景。

　　2．传真机

　　传真是利用有线电路或无线电路对各种图文原稿进行远距离真迹传送的通信技术。

　　1)传真机的操作使用方法

　　发送时，首先将欲发送原稿放入传真机内，并根据原稿情况选择发送参数(扫描线密度、对比度)，然后拨通对方电话，听到回答信号后，表明对方已经开机准备接收，这时便可按启动键(START)开始发送，放下话筒。待发送结束后，传真机自动恢复到待机状态。

　　接收方接到发送方的电话，通话后便可放下话筒，按启动键(START)，开始接收，直到接收完毕。

　　2)更换记录纸

　　以理光RIFAX580为例说明换纸步骤。

　　(1)打开传真机的上盖。

　　(2)把记录纸侧板调到适合记录纸幅宽的位置，取出侧板。

　　(3)放入记录纸，此时要特别注意卷纸方向。将纸拉出至超出绿色带约5cm。装上侧板，盖好上盖。

　　3)使用传真机的注意事项

　　在操作时应注意原稿的质量，防止发生堵塞、损坏等事故。纸张太厚或太薄的文件，有皱折、卷曲、潮湿、切边不齐的文件不宜发送；应将文件上的紧固件如曲别针、订书钉、胶带等在发送前全部去掉，以免造成机械故障；机器发出堵纸信号时，应及时将卡住的原稿取出。

　　3．静电复印机

　　静电复印机属精密设备，其品种型号很多，结构性能也各有差异。在使用时，操作者应根据所用复印机的具体情况，严格遵守操作规范，以确保复印机的正常运行。

　　1)静电复印机的操作步骤

　　(1)开机预热。接通电源开关后，定影器开始预热升温，此时，面板上显示出预热等待信号，待信号消失后即可复印。

　　(2)放置原稿。将原稿放在稿台玻璃板相应的标志线之内，复印纸的大小(如B5、A4等)和输纸方向(竖向或横向)应与原稿的大小和放置方向一致，然后用盖板压紧原稿。

　　(3)复印纸的选择与安装。选定复印纸尺寸后，将复印纸抖松，以便清除静电，防止粘连，并将断裂、破损、有毛边的复印纸挑出，以免影响机器的正常运行，然后将纸对齐装入纸盒内，并将纸盒插到机器上。

　　(4)复印倍率的选择。对有缩放功能的复印机，复印前需预置缩放倍率，以便据此来确定复印纸的尺寸。

　　(5)确定复印份数。复印前，利用复印份数键或旋钮将所设定的复印份数表示出来，若预置有误，还可通过清除键清除后重新设定。

　　(6)调节曝光量。根据原稿的深浅和反差，利用浓度调节杆(或旋钮)改变光缝的宽度或改变曝光灯亮度来调节曝光量。

　　(7)开始复印。待热指示灯熄灭，复印指示灯亮时，即可按复印按钮，开机复印。

　　(8)复印完毕。一次复印结束后，从接纸盘上取出复印品，进行整理、装订，并将原稿

　　从稿台上取下整理好，放回原处。对于使用次数频繁的复印机，在每次复印完毕后可不必切断电源，使其保持待印状态，这样可缩短以后的预热等待时间。

　　2)复印品质量缺陷

　　在复印过程中，由于设备、操作和技术等原因，会使复印品产生各种缺陷。常见的复印品缺陷主要有底灰大、颜色浅、图像模糊、复印品浓淡不均匀；出现白点或白条、复印品出现黑点或黑条；复印品全白、复印品全黑。仔细分析产生缺陷的原因，找出排除故障的方法是提高复印品质量的重要环节。

　　3)静电复印机的保养和维护

　　(1)经常性保养。

　　在静电复印机的复印份数达到一定数量时，应对复印机中易污染的部件进行清洁保养。主要包括清除感光板、电极丝、屏蔽罩、镜头、反射镜、搓纸轮、输纸辊、稿台玻璃板等易污染部位的污垢和灰尘，对其进行吹拂或擦拭。

　　(2)定期检查和维护。

　　在静电复印机经过长期使用后，应对其机件进行全面检查和维护，主要是做好机件的全面清洁、润滑、调整以及更换易损件和失效的零部件等工作。

　　(3)消耗材料和易损件的更换与补充。

　　在静电复印机的日常使用中，需要对各种消耗材料和易损件进行定期的更换和补充。主要包括感光鼓的更换、墨粉的补充、复印纸的补充等。

　　4．扫描仪

　　1)扫描技巧

　　在做好扫描仪的维护工作的同时，如果希望得到比较好的扫描图像质量，最好能掌握一定的扫描技巧。因为使用同样一台扫描仪，扫描同样一幅图像，有的人扫描出来的图像质量很好，而有的人扫描出来的图像既缺乏层次，又缺乏色彩，与扫描得好的图像相比可能有天壤之别，下面就介绍一些扫描的技巧。

　　(1)确定合适的扫描方式。

　　使用扫描仪可以扫描图像、文字以及照片等，不同的扫描对象有其不同的扫描方式。打开扫描仪的驱动界面，发现程序提供了3种扫描选项，其中，“黑白”方式适用于白纸黑字的原稿。“灰度”方式则适用于既有图片又有文字的图文混排稿样，扫描该类型兼顾文字和具有多个灰度等级的图片。“照片”方式适用于扫描彩色照片，它要对红绿蓝3个通道进行多等级的采样和存储。在扫描之前，一定要先根据被扫描的对象选择一种合适的扫描方式，才有可能获得较好的扫描效果。

　　(2)设置好文件的大小。

　　无论被扫描的对象是文字、图像还是照片，通过扫描仪输出后都是图像，而图像尺寸的大小直接关系到文件容量的大小，因此，在扫描时应该设置好文件尺寸的大小。通常，扫描仪能够在预览原始稿样时自动计算出文件大小，但了解文件大小的计算方法更有助于在管理扫描文件和确定扫描分辨率时做出适当的选择。二值图像文件的计算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×(扫描分辨率)2/8。彩色图像文件的计算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×(扫描分辨率)2×3。

　　(3)在玻璃平板上找到最佳扫描区域。

　　为了能获得最佳的图像扫描质量，人们可以找到扫描仪的最佳侍扫描区域，然后把需要扫描的对象放在这里，以获得最佳、最保真的图像效果。具体寻找的步骤如下：首先将扫描仪的所有控制设成自动或默认状态，选中所有区域，接着再以低分辨率扫描一张空白、白色或不透明块的样稿；然后再用专业的图像处理软件Photoshop来打开该样稿，使用该软件中的均值化命令(Equalize菜单项)对样稿进行处理，处理后就可以看见，在扫描仪上哪儿有裂纹、条纹、黑点。人们可以打印这个文件，剪出最好的区域(也就是最稳定的区域)，以帮助人们放置图像。

　　2)扫描仪使用常见问题

　　(1)打开扫描仪开关时，扫描仪发出异常响声。这是因为有些型号的扫描仪有锁，其目的是为了锁紧镜组，防止运输中震动，因此，在打开扫描仪电源开关前应先将锁打开。

　　(2)扫描仪接电后没有任何反应。有些型号的扫描仪是节能型的，只有在进入扫描界面后灯管才会亮，一旦退出后会自动熄灭。

　　(3)扫描时显示“没有找到扫描仪”。此现象有可能是由于先开主机，后开扫描仪所导致，可重新启动计算机或在设备管理中刷新即可。

　　(4)扫描仪在扫描时出现“硬盘空间不够或内存不足”的提示。首先，确认硬盘及内存是否够，若空间很大，应检查设定的扫描分辨率是否太大造成文件数据量过大。

　　(5)扫描时间过长。检查硬盘剩余容量，将硬盘空间最佳化，先删除无用的TMP文档，做Scandisk，再做Defrag或SpeedDisk。注意：如果最终实际扫描分辨率的设定高于扫描仪的光学分辨率，则扫描速度会变慢，这是正常现象。

　　3)扫描仪在使用中的维护方法

　　(1)保护好光学部件。

　　扫描仪的光电转换设置非常精致，光学镜头或者反射镜头的位置对扫描的质量有很大的影响。因此人们在工作的过程中，不要随便地改动这些光学装置的位置，同时要尽量避免对扫描仪的震动或者倾斜。

　　(2)做好定期的保洁工作。

　　扫描仪中的玻璃平板以及反光镜片、镜头如果落上灰尘或者其他一些杂质，会使扫描仪的反射光线变弱，从而影响图片的扫描质量。为此，人们一定要在无尘或者灰尘尽量少的环境下使用扫描仪，用完后，一定要用防尘罩把扫描仪盖起来，以防止更多的灰尘来侵袭。

　　5．照相机

　　数码相机是高精密的记录设备，与传统照相一样，数码照相机也存在防水、防尘、防震等问题，因此，对数码相机的日常保养知识也应给予足够的重视。

　　1)严格按照说明书操作

　　数码照相机是精密的仪器，操作复杂。因此，必须严格按照说明书的操作步骤进行操作，否则极易出现故障和死机等现象。

　　2)保护存储卡

　　数码相机的存储卡都很小，而且很薄，极易折断，基上的金属接口片极易被污染和划伤，所以最安全的方法就是将存储卡放入专用包装盒内和照相机内。平时一定要将存储卡保存在干燥环境中，已存有图像文件的存储卡还要尽量避磁、避高温存放。

　　3)保护液晶屏

　　一般数码照相机都有液晶显示屏，在使用过程中应注意保护，以免屏幕被刮伤而影响图像观察。

　　4)连接计算机时要断电

　　在将数码照相机中的图像下载到计算机上时，需要用导线将数码照相机与计算机连接起来。在连接之前，一定要关闭计算机和数码照相机，以免带电操作而损坏数码照相机。

　　5)保持相机干净

　　镜头上的污渍会严重降低图像质量、出现斑点或减弱图像对比度。

　　办公设备日常管理制度

　　第一章总则

　　一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。

　　二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、对讲机等。

　　三、相关部门职责。

　　1、人力资源及行政管理部，主要负责办公设备的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。

　　2、在总经理批准的情况下，一些部门也可自行购买设备。如安全护卫部可自行购买对讲机。

　　3、设备使用部门，主要负责办公设备的申购、使用、保管、维修保养等事宜。

　　第二章办公设备日常管理

　　一、办公设备的申请和购买。

　　1、工作人员根据需要提出办公设备的购买申请，并填写《办公设备需求单》，报部门负责人、人力资源及行政管理部负责人和总经理批准；购买设备金额大于2000元的需董事会批准。

　　2、经公司领导及董事会审批后由人力资源及行政管理部专人购买。

　　二、办公设备的领用。

　　1、设备需求部门根据审批的《办公设备需求单》到库房（人力资源及行政管理部负责）领取。

　　2、对部门领取的设备进行编号，以便盘点。

　　三、办公设备的使用和保养。

　　1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责监督检查。

　　2、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照规范，正确使用，注重平时保养。

　　3、人力资源及行政管理部对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。

　　四、办公设备维修管理

　　1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报人力资源及行政管理部网管员处理；网管员无法处理的，可报院技术支持部；都无法解决的由人力资源及行政管理部联系供应商统一报修。

　　2、在保修期内的设备，人力资源及行政管理部应联系供应商进行维修；保修期外的`设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门主管按照维修的真实情况，填写设备维修单中的“维修记录”。

　　五、建立维修档案

　　1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由人力资源及行政管理部统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。

　　2、人力资源及行政管理部应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。

　　六、办公设备使用监督

　　1、人力资源及行政管理部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。

　　2、人力资源及行政管理部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。

　　七、办公设备的盘点及赔偿

　　1、人力资源及行政管理部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账物相符。

　　2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。

　　八、办公设备的报废处理

　　1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经人力资源及行政管理部、总经理签字后方可作报废处理。

　　2、对决定报废的办公设备，人力资源及行政管理部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。

　　3、报废品由人力资源及行政管理部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。

　　第三章办公设备分类管理

　　一、电脑的使用管理

　　（一）专人收管

　　1、每台电脑指定专人上机，负责日常操作，其他人员不得随意使用。

　　2、电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。

　　（二）电脑的操作规定

　　1、严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。

　　2、不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。

　　3、严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。

　　（三）病毒防护

　　1、对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。

　　2、对于计算机软件的安装（院限制安装软件除外）由使用部门自主决定。

　　3、任何微机不得安装游戏软件。

　　4、软件使用前要确保无病毒。

　　（四）硬件保护

　　1、未经人力资源及行政管理部批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。

　　2、拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。

　　3、硬件维护后，必须将所有设备复原。

　　4、各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。

　　5、各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。

　　6、对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。

　　（五）电脑的保养

　　1、保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。

　　2、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。

　　二、电话的使用管理

　　1、电话由人力资源及行政管理部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。

　　2、每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。

　　3、禁止拨打私人电话。

　　4、电话出现故障的可报工程维保部进行维修。

　　三、打印机、复印机的管理

　　1、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。

　　2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。

　　3、禁止打印或复印私人资料。

　　四、传真机使用管理

　　1、传真机放置于人力资源及行政管理部办公室，其他部门若需使用时至此处使用。

　　2、不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。

　　3、每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。

　　五、投影仪使用管理

　　1、投影仪安置于公司会议室，需要使用部门向人力资源及行政管理部负责人申请。

　　2、投影仪用于公司、部门会议以及培训。

　　六、笔记本电脑

　　1、笔记本电脑放置于人力资源及行政管理部办公室，其他部门若需使用时至此处借用。

　　2、笔记本电脑用于公司、部门会议以及培训。

　　3、因工作需要，以个人名义借用笔记本电脑的需填写《笔记本电脑借用单》。

　　七、对讲机的使用管理

　　1、对讲机主要用于安全护卫部。

　　2、在上班期间，不得用对讲机聊天。

　　3、对讲机专人专用，不得借给无关人员使用。

　　八、其他办公设备的使用管理

　　1、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经设备负责人同意。

　　2、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。

　　3、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。

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