秘书工作的特点与性质
办公室文秘一职，是一个单位、机关、系统承上启下、联系内外、沟通左右的重要桥梁，充分发挥好文秘人员的辅助协调和决策参谋作用，有利于推动各项工作不断向前发展。以下是小编整理的秘书工作的特点与性质，希望能够帮助到大家。
秘书工作的特点与性质
一、需要当机立断处理的事情多
这天上午十点左右，李总正在主持一个小型会议，听取有关部门关于工厂污水处理设备运行情况的汇报。这时秘书小王接到李总的一个老朋友打来的电话，对方要求找李总接电话。按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果小王机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总因为想了解某种信息而早就在等对方的电话。因此，在这种情况下，秘书应该悄悄告诉李总，听听他有什么吩咐。所以，秘书在平时就应注意熟悉上司的工作内容、社交范围等各种情况。俗话说留心留学问。如果你对上司的工作非法了解，即使遇到这种突然的情况，你也能马上判断出来应如何应付，不至于措手不及。
二、工作的内容变化快
秘书工作的内容不仅繁杂而且变化快。比如按原定的日程安排，秘书小钢今天下午2点应陪上司马总去天成公司拜访王总，落实明年销售代理问题，可就在1点半，天成公司王总的秘书小程来电话，说王总今天下午有急事要出门，希望将原定的时间改到明天上午9点半。如果推到明天上午9点半，那么，原定马总明天去省城跟大地广告公司谈广告的时间就得改期，那么，什么时候再约大地广告公司……面对这种多米诺骨牌效应，小钢又要重新与各方联系协商，及时调整马总的工作日程；调整之后，又要尽快通知有关部门，如马总的司机。
三、一心几用的时候多
秘书工作不仅繁杂多变，而且常常必须同时处理好几项工作。这天，秘书于雪正在座位上准备给刚刚出差回来的赵总报销差旅费，赵总来电话让她赶紧给他去送一份资料；刚刚把资料找出来，前台又来电话说有一位客人找……哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能捡了芝麻丢了西瓜。
四、忙闲不一的情况多
秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的，如遇到上司长期出差或学习等情况，秘书就显得比较清闲了。忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲，这是秘书工作的另一个特征。
秘书工作的特点与性质
1、辅助性：辅助性是相对于主导性而言的。在任何机关单位中，领导总是处于主导地位，秘书部门或秘书总是处于从属地位。领导的职能是决策和宏观管理，而秘书部门的职能则是在决策和管理中给领导当助手和参谋，提供辅助。秘书工作的内容很庞杂，但其中任何一项工作，都是为领导活动提供直接或间接服务。没有领导就没有秘书，没有领导的决策和管理活动，也就不需要秘书工作。
秘书部门没有独立于领导工作需要以外的工作任务。秘书工作对于领导工作的服从性是任何其他工作不可比的，因此可以说辅助性是秘书工作特有的也是最主要的性质。秘书工作的辅助性要求秘书人员摆正秘书和领导的关系，任何情况下都不能越权行事。只有领导才有决策权和指挥权，秘书只能给领导当参谋和助手，提供辅助性服务，不能代替领导决断和指挥。
当秘书与领导在某些问题上有不同看法时，秘书在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照领导的授权和旨意去办文、办会、办事。秘书无论是办理常规业务，还是完成领导直接交办的事项，都必须准确领会领导的意图，遇事多请示，多汇报，这样才能当好领导的参谋和助手。
2、综合性：秘书工作的综合性首先是由领导工作的综合性决定的，任何机关单位的领导，总是对一个地区一个单位一个部门的全面工作负责，因而领导工作都是综合性的。秘书工作是直接为领导工作服务的，秘书工作必须与领导工作高度配合，凡是领导工作所涉及的范围，秘书工作也必然要涉及，这就决定了秘书工作也是一项综合性的工作。其次，秘书工作的综合性是由秘书部门在机关中的分工决定的。领导机关中的秘书部门和各职能部门的作用是不同的，职能部门的业务比较单一，所谓各司其职，各负其责，而秘书部门则是一个综合性的办事机构，它虽然并不分管某一方面的具体业务，却要和各职能部门发生经常的联系，因为作为综合性的办事机构，它要综合处理来自各部门各方面的信息，要了解各部门、各个方面的工作情况，要综合协调各部门各方面的关系，还要处理机关的许多行政杂务，包括一些临时性、突发性而又不属于哪个职能部门管的事务。
秘书工作的综合性对秘书提出两方面的要求：
第一，秘书工作人员应该具备 较广的知识面和多方面的技能，因为在综合处理各种事务时，必然要运用多方面的知识和技能，秘书不仅在文字处理上应该是专家，还应该是一个具备多种知识和技能的“通才”。
第二，秘书要善于从领导的角度观察问题、考虑问题，心中要有全局，要对整个机关的总体情况做到心中有数，因此，秘书虽然不必精通各职能部门的业务，但应该熟悉各职能部门的工作内容和特点，这样才能更好地为领导和机关工作提供综合服务。
3、政策性，秘书部门的大多数工作都关系到党和国家的方针政策。例如，秘书经常为领导起草文件，这些文件的内容必须符合党和国家的方针政策；作为秘书经常性的工作之一的调查研究，其目的主要是为制定政策作准备，或者为贯彻执行政策收集反馈信息；许多文件本身就是发布政策或解释政策的，因此文书处理往往是为贯彻政策精神服务；信访工作必须严格按政策办事，而信访工作中收集到的许多重要信息又是领导制定政策和调整政策的重要依据；
信息、督查、协调、会务等项工也都是为了辅助领导制定政策和贯彻执行政策。不仅党政机关的秘书工作具有政策性，企事业单位包括三资企业、民营企业的秘书工作也都具有政策性，因为企业行为必须符合政府制定的政策，企业秘书为领导出谋献策就必须熟悉国家的相关政策，如金融政策、拆迁征地政策等等。国家法律制度和企业内部制度（如奖惩制度）可以说是广义的政策，因此秘书工作具有政策性是没有任何例外的。秘书工作的政策性要求秘书具有较高的理论水平和政策水平，熟悉国家法律、法规，正确理解执政党和政府的各项方针政策。
4、机要性：机要就是“机密而重要”，其意义偏于机密。因为机密的事项都是重要的，而重要的事项不一定是机密，因此“机要性”与“机密性”、“保密性”是同义词。秘书的工作内容决定了秘书能够比其他工作人员了解到更多重要的秘密事项，因此秘书工作的机要性程度远远高于其他部门。
秘书工作的机要性要求秘书人员具有高度的责任感、严格的纪律性和牢固的保密观念，秘书对自己所知晓的秘密事项必须做到守口如瓶。有人认为，只有党政机关的秘书工作才有保密的要求，一般企事业单位无密可保，这是一种糊涂观念，因为任何企事业单位（哪怕是一个小企业、一所小学校），领导在决策和管理活动中都会有一些暂时不宜公布的事项，如果提前泄露出去，就会使工作陷于被动，给领导工作造成损失。因此，保守机密是对各类机关单位秘书工作的一项普遍要求，没有任何例外。
5、事务性：秘书部门大多数工作是一些很具体的工作，秘书部门每天都要处理大量繁重而又琐碎的事务。除了随从、接待、通信、值班、机关事务管理等项明显属于事务性工作外，其他具有政务性和业务性的工作实际上也包含有大量具体事务。例如，准确的信息是领导科学决策和有效管理的依据，因而信息工作是一项政务性工作，但是，信息的收集、筛选、输出、贮存等等基本环节，又无疑是非常具体的事务。
再如，文书处理是一项需要专门技能的常规业务性工作，而文书工作中许多程序也是非常具体的事务，诸如公文的缮印、校对、用印、分发、签收、登记、保管等，完全是一些琐碎的事务。
秘书工作的事务性是由秘书工作的辅助性和秘书部门的从属地位决定的。秘书的助手作用主要是通过办理大量的具体事务来实现的，因为领导的决策管理活动中必然有大量的事务性工作，这些事务必须由秘书来处理，领导才能集中精力考虑决策和指挥大事。秘书工作人员应该充分认识事务性工作的意义，乐于承担繁重琐碎的事务，为领导的决策和管理提供良好的条件。
如何成为一名优秀的文秘工作者
一、在态度上必须做到“三个强”，分别是执行力强、责任心强、事业心强，这是做好文秘工作的重要基础。
其一，执行力要强。无论哪一项工作，执行力应该始终放在第一位，更何况是办公室文秘。不同领导有着不同工作风格，有的慢条斯理，有的雷厉风行。无论哪种类型，作为文秘人员，首先是要去适应领导风格，再去适应工作强度。这就要求文秘人员具备高度的执行力，在接受任务后，第一时间能把领导的命令和想法变成行动，再把行动转为成果。换句话说，把上级的决策部署贯彻执行下去，是开展好文秘工作的首环。
其二，责任心要强。办公室工作事无巨细，但每一项工作却事关整个单位的正常运转。文秘人员的作用也是如此，在我看来，这一岗位的职能与单位的领导干部属于“唇齿”关系，无论是领导干部的各种类型稿件，还是单位的争先创优材料，亦或是争取上级部门、各级党政机关和社会各界支持的文书，基本上都由文秘人员起草撰写。文秘人员责任心强，才能形成更有利于推进工作的文书，在上行文方面能够反馈到位，在下行文方面能够传达到位；对外，有利于塑造企业良好形象，对内，有利于促进人员爱企如家。如果文秘人员缺乏责任心，长期来说可能会造成极其恶劣的影响。例如，当前举国上下都强调要讲政治，加强党的全面领导，国企改革必须在党的领导下进行着，如果文秘人员缺乏责任心，敷衍了事导致相关汇报材料存在纰漏，影响的不只是企业，还有领导干部；再如，公章管理、文书收发、网站运营等，如果文秘人员缺乏责任心，势必会影响企业的正常运转……可以说，高度的责任心是文秘人员做好工作的根本。
其三，事业心要强。无论是政府机关还是国有企业，我们都强调要有干事创业的激情，然而，有调查指出，在上述的“铁饭碗”行业中，很多人都是“当一天和尚撞一天钟”，究其原因在于工作的“稳”。且不说其他岗位，我认为，作为国有企业文秘人员，应该时刻保持着高度的事业心。一方面，因为领导高度重视。由于领导需要统筹整个单位各项工作，协调各部门抓好落实推进，导致他们在时间和精力上难以应付过来，高度的事业心能让文秘人员在工作中体会到领导工作上的“难处”，更好地辅助其协调工作开展；另一方面，这是企业发展需要。时下正是经济高质量发展时期，各类支持民营企业、小微企业发展的税收优惠政策相继出台，党建工作不断渗透各行各业，加之国有企业改革不断深入，给国企在人才竞争、市场竞争、政府支持等方面带来了挑战。文秘人员要清楚认识到这个形势，多研判、多分析、多提供参考，在事业上做到与企业共进退，往细方面讲，就是要做好“以文辅政”，让企业的生产经营得到社会各界的更多支持。此外，这是个人成长必备。文秘工作内容是不断变化的，相应的，个人能力也要随之不断提升。文秘人员不应该满足于现状，而是要保持着成就事业的积极心理，当我们每一位文秘人员能够默默当好“幕后英雄”，帮助领导心和齐顺高效推进工作、为企业发展创造利润时，一切物质奖励和精神奖励，都将是对我们成长的认可，也是对我们事业心的最好馈赠。
二、在方法上必须做到“五个多”，分别是多关注、多积累、多走动、多谋划、多沟通，这是做优文秘工作的有效渠道。
一是要多关注。国企的文秘岗位，虽然在办文、办事、办会三大工作上跟政府机关的办公室文秘是异曲同工的，但国企还必须参与市场竞争。因此，优秀的文秘人员，要密切关注所在企业的生产经营形势、同行业竞争对手的情况、国家政策大方向等等，培养自身在市场行情上的嗅觉，及时收集整理信息，定期就某项专题工作进行专题调研，并根据企业发展目标，作出适应不同经济形势和工作阶段的分析判断，增强文秘工作的前瞻性。
二是要多积累。实践证明，文秘人员对各项业务、政策学习得越透彻，把握得越准确，工作就愈加游刃有余、得心应手。优秀的文秘人员，应该树立对文字的运用如同调兵遣将般的目标，想用的时候能信手拈来，不求七步成诗、但求七小时有成果。因此，国企文秘人员要勤恳务实，不断学习积累，聚焦各级领导讲话精神、党和政府政策动向及所属上级公司的部署，积累最新遣词造句，做到用词精准，不自编生僻词句，做到政治方向正确，与上级保持一致。但与此同时，文秘不应该只局限在文字工作上，对企业的业务发展也应该有所涉猎。因此，坚持自学、积极参与企业举行的业务培训、技能比拼等，积累业务知识，既有助于自身综合能力的成长，又能让自己在文秘领域举重若轻。
三是要多走动。文秘人员不应该“两耳不闻窗外事，一心只当笔杆子。”单凭一通电话、一份邮件、一口说辞，是无法获取到最准确的信息素材的，所以，必须要多走动。要多陪同领导深入基层调研，多到企业组织架构下的其他部门了解业务进展和工作亮点、成效等，现场学习领导如何协调工作开展，掌握企业发展动态，积极改稿、组稿，挖掘工作亮点，让企业工作业绩呈现在优秀的文字素材中。
四是要多谋划。文秘人员并不是简单地做好相关行政工作即可，而是要站在整个单位的高度上去看待问题，与企业的领导“不谋而合”。我们知道，领导们经历的风雨较多，对于工作的把握可以说是胸又大略、高屋建瓴的。而文秘进行的工作，实际上就在为领导决策发挥参谋辅政作用，让领导层的工作意图更好地传达下去。因此，多谋划、提前谋划是优秀文秘人员必要的职业素养，要准确领会领导的工作意图，站在领导的角度思考工作。如果领导的想法是正确的，那么工作照做就行；但如果领导出现疏忽或错误时，在不反仆为主的情况下，把自己对问题的看法巧妙反映给领导，提出合理性的意见，完善领导决策。
五是要多沟通。国有企业的综合办公室是中心枢纽，文秘人员要发挥好承上启下和联系内外的作用，就要在沟通协调上下功夫。横向上，要积极加强和企业各部门的交流，如参加企业举行的文体活动、党团建活动等，这有利于顺利开展好相关工作；纵向上，要加强与领导和上级线条部门的沟通，及时反馈本岗位层面解决不了的问题，争取工作上的支持和指导。因此，文秘人员只有积极沟通，才能让各项工作都有条不紊。
“运筹于帷幄之中，决胜于千里之外。”要成为一名优秀的国有企业文秘人员，除必须具备高度的执行力、责任感和事业心外，还必须具备一定的大局意识和工作技巧，始终从领导的高度出发，才能发挥好自身的综合协调和辅助决策能力，为领导推动企业在市场竞争中占据一席地位作出贡献。
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