办公室文员的培训内容

时间:2023-03-03 22:12:22 办公文秘 我要投稿

办公室文员必备的培训内容

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办公室文员必备的培训内容

  办公礼仪

  办公室礼仪能够使得职业生活愉快并且富于效率。在你刚刚开始在一个新环境上班,你可能对某些礼仪感到难以运用得体甚至觉得是繁文缛节,但是不要马上改变它。留心观察该怎样做和为什么这样做:接电话、穿衣服、办公桌和办公区的布局及装饰,在办公室用餐、传阅文件等等。你首先要对别人的行为留下印象然后再确定自己的行为规范。在你对约定俗成的习惯熟悉后再开始做一些改变会更加富有成效。

  每个办公室对于称呼某人名字或者是称呼他/她的头衔都有固定的习惯。新雇员要遵循习惯,注意别人是怎样称呼的。

  即便别人帮了个小忙,也要说一声谢谢。

  仪表仪容的基本要求:

  衣着是人们审美的重要方面,俗话说"三分模样、七分衣装"。每个员工穿着公司提供的统一制服,它代表的企业形象本身就是礼貌的表现。各个部门的制服样式不同,它是标志员工所在不同工作岗位的服装,是我们工作的特殊需要。

  1、制服保持整齐清洁、纽扣要齐全扣好,不能将衣袖、裤子卷起,女工作人员穿裙子,不可露出袜口,皮鞋要保持光亮。

  2、注意个人卫生,包括身体、面部、手部、头部、口腔的清洁。

  3、女员工上班要化妆,但不得浓妆艳抹,避免使用过浓的香水,指甲不能过长,涂指甲油尽量使用淡色,不能戴过多饰物上班。

  4、男员工不化妆,头发不盖耳及过衣领,每天剃须,不留长指甲板,在工作时间不准吸烟,男女均不戴有色眼镜,剪怪异发型、染发。

  5、必须佩戴工号牌,工号牌应佩戴在左胸处,不得任其歪歪扭扭。

  6、两脚脚跟着地,脚尖离开约45度,腰背挺直,胸膛自然,颈脖伸直,头微向下,使人看清你的面孔。两臂自然,不耸肩,身体重心在两脚中间。在上级面前,不得把手交叉抱在胸前。

  7、坐下后,应尽量坐端正,把双腿平行放好,不得傲慢地把腿向前伸或向后伸,或俯视前方,要移动椅子的位置时,应先把椅子放在应放的地方,然后再坐。

  8、行走应轻而稳。注意昂首挺胸,肩要平、身要直。女子走一字步(双脚走一条线,不迈大步),男子行走时双脚跟走两条线,但两线尽可能靠近,步履可稍大。在地上的横向距离3厘米左右。走路时男子不要扭腰,女士不要要臀部,行走时不可摇头晃脑、吹口哨、吃零食,不要左顾右盼、手插口袋或打响指。不与他人拉手、搂腰搭背,不奔跑、跳跃。因为需要必须超越客人时,要礼貌致歉,说声对不起。同时注意:

  9、尽量靠右行,不走中间。

  10、与上级、宾客相遇时,要点头示礼致意。

  11、与上级、宾客同行至门前时,应主动开门让他们先行,不能自己抢先而行。

  12、与上级、宾客上下电梯时应主动开门,让他们先上或先下。

  13、引导客人时,让客人、上级在自己的右侧。上楼梯时,客人在前,下楼梯时客人在后。3人同行时,中间为上宾。在人行道上让女士走在内侧,以便使她们有安全感。

  14、客人迎面走来或上下楼梯时,要主动为客人让路。

  15.站立时,自然挺立,眼睛平视,面带微笑,双臂自然下垂或在体前交叉。

  16、坐立时,上身挺直,双肩放松,手自然放在双膝上,不得坐在椅子上前缩后仰,摇腿翘脚。

  17、行走时,眼睛前视,肩平身直,双臂自然下垂摆动,男走平行步,女走一字步,不左顾右盼,不得与他人拉手、搂腰搭背。

  18、在各种场合,见到上级领导或业户都要面带微笑,主动问好。

  19、进入上司或业户办公室前,应先用手轻敲3下,得到同意后再进入。进入后,不得随意翻动室内物品。

  20、电梯要先走后进,禁止在电梯内大声喧哗。

  21、文明礼貌。做到语言规范,谈吐文雅,衣冠整洁,举止端庄。

  22、主动热情。以真诚的笑容,主动热情地为业户和顾客服务,主动了解业户和顾客需求,努力为其排忧解难。

  23、耐心周到。员工在对业户和顾客的服务中要耐心周到,问多不烦,事多不烦,虚心听取意见,耐心解答问题,服务体贴入微,有求必应,面面俱到,尽善尽美。

  基本礼节

  1.称呼礼节:"您好"并带职称。

  2.问候礼节:您好,欢迎到御苑酒店,见到您很高兴。有什么事情需要我帮忙。

  3.应答礼节:引领客人:请跟我来,这边请,里边请

  "对不起"请您再说一遍"

  "对不起让您久等了"

  接听电话:您好,"*部门。

  4.社交礼节

  介绍:把男子介绍给女子,把年轻的介绍给年长的,把地位低介绍地位高的。

  起立:客人或上级进来要起立相迎

  握手:

  交换名片。

  日常工作规范

  1、行政部须监控好人员的出入情况,对来访客人应问清探访人及事由。

  2、遇到进入办公室的人员要面带微笑,主动向其打招呼,并须站立服务,对重要客人要主动奉上热茶。

  3、爱护办公室设备及用品,不得将办公用品挪为私有;如有办公室设备损坏应及时报行政部,让其下单工程部进行维修。

  4、借用他人或公司的东西,使用后要及时送还或归放原处。

  5、下班后将自己工作台物品摆放整齐,最后离开办公室的要关掉办公室所有电源。(由于现时每月轮流安排文员进行值班监控用电设备,值班人员必须加强责任心,务必检查办公室所有用电设备关掉方可离开办公室,以免浪费公司资源)

  6、以职务或先生、小姐等称呼上司或客户,同事间相遇时应点头问好。

  7、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

  8、上班时间不准吃零食,不得聚堆闲聊,高声喧哗,不准粗言烂语或看与工作无关的报刊杂志。

  9、递交物品,如递交文件时,要把正面文字对着对方的方向递上去,如是笔,要把笔尖向自己,至于刀子或剪刀等利器,应把刀尖向着自己。

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